Sykefravær og Arbeidsgiverperiode

Hva styrer beregningen av sykefravær og arbeidsgiverperiode?

NAV sine regler og retningslinjer er styrende for beregning av sykefravær og arbeidsgiverperiode.

Capitech Flow er et støtteverktøy som hjelper dere med å følge opp sykefravær. Systemet beregner automatisk sammenhengende sykefravær og arbeidsgiverperiode, men beregningen kan måtte kontrolleres eller overstyres manuelt i enkelte tilfeller.

Dere må derfor alltid vurdere beregningene opp mot NAV sine retningslinjer ved eventuelle avvik.

Hva er sammenhengende sykefravær (SSP)?

Sammenhengende sykefravær betyr at flere sykefravær kobles sammen og behandles som én sammenhengende sykefraværsperiode.

I Capitech Flow regnes sykefravær som sammenhengende når det er mindre enn 16 kalenderdager mellom:

• to sykmeldinger
• en egenmelding og en sykmelding

Capitech kobler sykefravær sammen basert på:

• Til-dato i ett fravær
• Fra-dato i neste fravær

Hvilke egenmeldinger inngår i sammenhengende sykefravær?

Kun egenmeldinger som gjelder hele dager, inngår i beregningen av sammenhengende sykefravær og arbeidsgiverperiode.

I Capitech Flow regnes fraværet som en hel dag egenmelding når feltet Benytter egenmelding er aktivert.

Feltet Benytter egenmelding styrer også om egenmeldingen telles med i brukte egenmeldingsdager for den ansatte.

Egenmelding for deler av en dag skal ikke telles som egenmelding. Det er bare hele egenmeldingsdager som skal inngå.

Eksempel på sammenhengende sykefravær

En ansatt har følgende fravær:

Det er mindre enn 16 kalenderdager mellom:

• egenmeldingen og sykmelding 1
• sykmelding 1 og sykmelding 2

Capitech kobler derfor egenmeldingen, sykmelding 1 og sykmelding 2 automatisk sammen som én sammenhengende sykefraværsperiode.

Mellom sykmelding 2 og sykmelding 3 er det mer enn 16 kalenderdager. Sykmelding 3 regnes derfor som en ny sykefraværsperiode, og systemet starter en ny beregning av arbeidsgiverperioden.

Hva er arbeidsgiverperiode?

Arbeidsgiverperiode, forkortet AGP, er perioden der arbeidsgiver som hovedregel betaler sykepenger til den ansatte.

NAV beskriver arbeidsgiverperioden som inntil 16 kalenderdager for hver sykefraværsperiode.

I Capitech Flow beregnes arbeidsgiverperioden i kalenderdager fra den første fraværsdagen i et sammenhengende sykefravær.

Dager mellom to sykefravær teller ikke med som betalte fraværsdager, men arbeidsgiverperioden fortsetter hvis det er mindre enn 16 kalenderdager mellom fraværene.

Eksempel på arbeidsgiverperiode

En ansatt har følgende sykmeldinger:

Arbeidsgiverperioden blir totalt 16 dager:

1.–7. februar + 15.–23. februar = 16 dager

Resten av sykmelding 2 ligger etter arbeidsgiverperioden.

Hvis en ansatt blir sykmeldt på en dag vedkommende normalt ikke jobber, for eksempel en lørdag, starter arbeidsgiverperioden fra første ordinære arbeidsdag. Det vil vanligvis være mandag.

Spesialtilfelle
Dersom en ansatt har to sykemeldinger hvor den andre starter dagen etter tildato på den første og første dag i sykemelding 2 ikke er en arbeidsdag vil den likevel telles med i arbeidsgiverperiode.

Dette forutsetter at fraværskode er satt opp til å ta hensyn til plan og at den ansatte er aktiv i plan.

Egenmelding og sykmelding i samme periode

Dager mellom egenmelding og sykmelding kan inngå i arbeidsgiverperioden hvis det ikke var planlagt arbeid i mellomperioden.

Med ikke planlagt arbeid menes at arbeidstakeren ikke hadde vakter eller avtalt arbeidstid, for eksempel ved:

• helg
• ferie
• fridager
• avspasering

Capitech vurderer dette ut fra registrerte timer i perioden:

Eksempel på egenmelding og sykmelding

En ansatt har egenmelding fra 1.–3. april og blir sykmeldt fra 6.–20. april.

Hvis den ansatte ikke har registrerte timer eller planlagt arbeid 4.–5. april, teller 4.–5. april med i arbeidsgiverperioden.

Arbeidsgiverperioden regnes da som 1.–16. april.

Hvis den ansatte derimot har registrert arbeidstid 4. eller 5. april, beregnes arbeidsgiverperioden som:

1.–3. april + 6.–18. april = 16 kalenderdager

Etterregistrering av egenmelding

I noen tilfeller blir egenmelding registrert etter at en sykmelding allerede er lagt inn og arbeidsgiverperioden er beregnet.

Når dette skjer, får leder varsel i Capitech Flow. Varselet informerer om at arbeidsgiverperioden kan være påvirket.

For at beregningen skal bli riktig, må de berørte sykmeldingene lagres på nytt.

Når sykmeldingene lagres på nytt, beregner systemet arbeidsgiverperioden på nytt og oppdaterer timer i kolonnen Betalt.

Forutsetning for egenmelding i oppfølging av sykmeldte

For at egenmeldinger skal kobles som del av en sammenhengende sykefraværsperiode, må dette være valgt i klientinnstillingene.

Innstillingen heter:

Inkluder egenmelding i oppfølging av sykemeldte

Hvis denne innstillingen ikke er aktivert, kobles ikke egenmeldinger på samme måte inn i oppfølgingen av sykmeldte.

Når starter nytt sykefravær?

Et nytt sykefravær skal etter NAV-reglene starte en ny arbeidsgiverperiode når arbeidstakeren har gjenopptatt arbeidet, og det har gått minst 16 kalenderdager siden arbeidet ble gjenopptatt. NAV oppgir at arbeidsgiverperioden gjelder inntil 16 kalenderdager per sykefraværsperiode.

Capitech kobler nytt sykefravær til tidligere fravær hvis det er mindre enn 16 dager mellom fraværene.

Systemet fanger ikke automatisk opp alle situasjoner der arbeidstakeren har gjenopptatt arbeidet, men ikke vært friskmeldt i 16 dager før ny sykmelding.

I slike tilfeller må HR eller leder vurdere om sykefraværet skal registreres som:

• ny sykefraværsperiode
• fortsettelse av tidligere sykefravær

Eksempel på nytt sykefravær

En ansatt har følgende fravær:

Det er 10 dager mellom fraværene. Capitech kobler derfor fraværene som én sammenhengende sykefraværsperiode.

Hvis den nye sykmeldingen starter 2. april, er det 18 dager etter friskmelding. Da registreres dette som ny fraværsperiode og ny arbeidsgiverperiode i Capitech, uavhengig av om arbeidet faktisk ble gjenopptatt i mellomtiden.

Ferie og sykefravær

Sykmelding og ferie håndteres som separate prosesser.

Ferie påvirker ikke beregningen av sammenhengende sykefravær eller arbeidsgiverperiode i Capitech Flow.

NAV har egne regler for sykdom under ferie, og disse må vurderes utenfor Capitech-beregningen.

Spesielle tilfeller for sammenhengende sykefravær

Capitech vurderer sykefravær som sammenhengende når det er mindre enn 16 kalenderdager mellom to fravær.

Vurderingen gjøres automatisk basert på:

• til-dato i ett fravær
• fra-dato i neste fravær

I enkelte situasjoner kan dette avvike fra NAV sitt regelverk. Det betyr at Capitech kan:

• koble fravær som ikke skal regnes som sammenhengende
• ikke fange opp fravær som burde vært koblet sammen

Slike tilfeller må vurderes og håndteres manuelt av leder eller HR.

Spesialtilfelle: Første planlagte arbeidsdag

I noen tilfeller starter en sykmelding før den ansatte faktisk skulle vært på jobb, for eksempel etter helg eller fridager.

Da kan avstanden mellom to fravær se kortere ut i systemet enn den er i praksis.

Eksempel:

Capitech kobler disse sammen fordi det er mindre enn 16 kalenderdager mellom 7. og 21. februar.

Hvis den ansatte først hadde planlagt arbeidsdag 26. februar, er det i praksis mer enn 16 dager mellom siste fraværsdag i første sykmelding og første faktiske fraværsdag i den neste.

Etter NAV-reglene kan dette være en ny sykefraværsperiode, selv om Capitech kobler dem sammen.

I slike grensetilfeller bør sykmelding 2 registreres med fra-dato lik første faktiske fraværsdag. Det gjør at fraværene ikke kobles feil.

Spesialtilfelle: Friperioder

Det kan være lengre perioder uten planlagt arbeid mellom to sykmeldinger.

Dette kan for eksempel gjelde ved:

• turnus
• tilkallingsarbeid
• faste friperioder

Selv om det er mer enn 16 kalenderdager mellom sykmeldingene, kan NAV i noen tilfeller likevel vurdere fraværet som sammenhengende hvis den ansatte ikke har vært tilbake i arbeid i perioden mellom.

Capitech vurderer kun antall dager mellom fraværene og fanger derfor ikke automatisk opp alle slike tilfeller.

Eksempel:

Hvis første planlagte arbeidsdag i sykmelding 2 er 3. mars, og den ansatte ikke har vært tilbake i arbeid mellom fraværene, kan NAV vurdere dette som én sammenhengende sykefraværsperiode.

Arbeidsgiverperioden kan da beregnes slik:

1.–7. februar = 7 dager
3.–11. mars = 9 dager
Totalt = 16 dager arbeidsgiverperiode

Dette må håndteres manuelt basert på om arbeidsgiverperioden allerede er fullført i første del av perioden.

Hvis arbeidsgiverperioden er fullført før friperioden

Hvis arbeidsgiverperioden allerede er fullført i første del av sykefraværet, bør dere bruke en fraværskode tilsvarende Sykmelding utenfor arbeidsgiverperioden i del to av perioden.

Da beregnes det ikke betalte timer i kolonnen Betalt.

Eksempel:

Hvis arbeidsgiverperioden ikke er fullført før friperioden

Hvis arbeidsgiverperioden ikke er fullført i første del av sykefraværet, skal arbeidsgiverperioden fortsette i neste del.

Bruk en fraværskode tilsvarende Sykmelding delvis betalt, og overstyr manuelt hvilke dager som skal være betalt i kolonnen Betalt på dagtransene.

Eksempel:

Arbeidsgiverperioden blir:

1.–7. februar = 7 dager
3.–11. mars = 9 dager
Totalt = 16 dager arbeidsgiverperiode

Timer i kolonnen Betalt etter 11. mars må overstyres til 0 på dagtransene.

Viktig om fraværskoder

Navngivning av fraværskoder kan være ulik fra virksomhet til virksomhet.

Derfor brukes formuleringen tilsvarende Sykmelding delvis betalt og tilsvarende Sykmelding utenfor arbeidsgiverperioden.

Dere finner egne fraværskoder under:

Admin > Fravær > Fraværskoder

Sykepengegrunnlag

Capitech beregner timer som skal være betalt i fraværet. Capitech beregner ikke det faktiske sykepengegrunnlaget.

Sykepengegrunnlaget fastsettes normalt etter NAV-regler, basert på arbeidstakerens inntekt. Folketrygdloven har egne bestemmelser om sykepengegrunnlag, blant annet for arbeidsgiverperioden.

Referanser

NAV Sykepenger i arbeidsgiverperioden

Versjonsoppdateringer

Flow 15.58.0 Nov. 2025: Fravær | Kalender med sykefraværsperiode

Flow 15.57.0 Okt. 2025: Fravær | Delvis lønnet