Utvidet lønnseksport

Hva er utvidet lønnseksport?

Utvidet lønnseksport er en utvidet måte å håndtere lønnseksport på i Capitech Flow.

Forskjellen fra ordinær lønnseksport er at utvidet lønnseksport kan ta med godkjente timeregistreringer fra tidligere lønnsperioder, hvis de ikke allerede er eksportert.

Dette er nyttig hvis timer er registrert, korrigert eller godkjent etter at en tidligere lønnsperiode ble kjørt.

Hvor styres ordinær eller utvidet lønnseksport?

Om dere bruker ordinær eller utvidet lønnseksport, styres i klientinnstillingene.

Du finner dette under:

Admin - Klientinnstillinger - Lønn

Hvor finner du utvidet lønnseksport?

Du finner lønnseksport i Capitech Flow her:

Admin - Integrasjoner - Eksport til lønn.

Opprett lønnsperiode

Før dere kan kjøre utvidet lønnseksport, må dere opprette en lønnsperiode.

Slik gjør du det:

1. Gå til Admin - Integrasjoner - Eksport til lønn.
2. Klikk på plusstegnet øverst til venstre
3. Angi:
4. • år
   • periode
   • fra-dato
   • til-dato
   • eventuell Fradato tidligere periode
4. Lagre lønnsperioden

Hva betyr Fradato tidligere periode?

Fradato tidligere periode brukes for å få med godkjente timeregistreringer fra tidligere lønnsperioder som ikke allerede er eksportert.

Eksempel:
Hvis dere oppretter en lønnsperiode for mai, kan dere bruke Fradato tidligere periode for å få med godkjente, ikke eksporterte timer fra mars og april.

Dette gjelder bare når timeregistreringene oppfyller kravene for utvidet lønnseksport.

Når kan Fradato tidligere periode velges?

Fradato tidligere periode kan bare velges ut fra bestemte kriterier.

Datoen:

• kan ikke gå lenger tilbake enn det som er angitt i Admin - Klientinnstillinger - Lønn
• må være en fra-dato på en lønnsgruppe i en tidligere lønnsperiode
• kan ikke være tidligere enn første lønnsperiode som er kjørt med utvidet lønnseksport
• kan ikke være tidligere enn sperredato for timer

Dette sikrer at dere ikke eksporterer samme timeregistreringer flere ganger.

Velg hva lønnsperioden skal brukes til

Når du oppretter lønnsperioden, velger du hva perioden skal brukes til.

Eksporter til lønnskjøring

Dette valget angir om perioden kan brukes til eksport av variabel lønn til lønnssystemets lønnskjøringsmodul.

Valget er som standard aktivert.

Eksporter til fraværsmodul

Dette valget angir om perioden kan brukes til eksport av fravær til lønnssystemets fraværsmodul eller et annet eksternt system.

Valget er som standard ikke aktivert.

Status på lønnsperioden

Når lønnsperioden opprettes, settes status til Aktiv.

Status endres automatisk senere når dere:

• genererer lønnsjournal
• eksporterer fil
• eventuelt angrer en lønnseksport

Legg til lønnsgrupper på lønnsperioden

Etter at lønnsperioden er opprettet, må dere legge til én eller flere lønnsgrupper.

Slik gjør du det:

1. Klikk på pila til venstre for lønnsperioden slik at linjen utvides
2. Klikk på plusstegnet
3. Velg lønnsgruppene som skal være med
4. Lagre

Viktig:
Kun ansatte som tilhører lønnsgrupper som er lagt til på lønnsperioden, blir med i lønnseksporten.

Kjør perioden til journal

Når lønnsperioden er opprettet og minst én lønnsgruppe er lagt til, kan dere kjøre perioden til journal.

Slik gjør du det:

1. Finn aktuell lønnsperiode
2. Klikk på Kjør i grønt på linja for lønnseksporten.
3. Kontroller lønnsjournalen som åpnes

Lønnsjournalen viser hva som vil bli overført til lønn før selve fileksporten gjennomføres.

Lønnsjournalen kan også genereres til PDF eller Excel.

Hvis dere må korrigere timer eller fravær før eksport

Hvis dere oppdager feil eller mangler i lønnsjournalen, kan dere korrigere grunnlaget før fileksport.

Slik gjør dere det:

1. Korriger eller kompletter timer og fravær
2. Godkjenn endringene
3. Kjør perioden til journal på nytt

Når perioden kjøres på nytt, erstattes den tidligere lønnsjournalen i sin helhet av den nye journalen.

Eksporter fil til lønnssystemet

Når lønnsjournalen er klar, kan dere eksportere fil til lønnssystemet.

Slik gjør du det:

1. Trykk Åpne i grønt og kontroller at lønnsjournalen er riktig
2. Klikk på Fileksport øverst til venstre
3. Lagre filen på ønsket sted
4. Importer filen i lønnssystemet

Filen importeres i lønnssystemet og erstatter manuell registrering av variabel lønn.

Viktig om eksportfilen

Ikke åpne og lagre eksportfilen i Excel.

Excel kan endre filformatet slik at filen blir uleselig for lønnssystemet.

Hvis dere ønsker å kontrollere filen i Excel, bør dere åpne en kopi. Ikke bruk kopien som importfil i lønnssystemet.

Sperredato ved utvidet lønnseksport

Ved eksport til fil med utvidet lønnseksport settes sperredato for timer automatisk til dagen før Fradato tidligere periode.

Det betyr at timer ikke kan legges til, endres eller korrigeres til og med sperredatoen.

Eksempel:
Hvis Fradato tidligere periode er 01.04, settes sperredato til 31.03.

Eksporterte timeregistreringer blir låst

Når lønnseksporten er gjennomført, får timeregistreringene status som eksportert.

Dette gjør at timeregistreringene blir låst for redigering.

Låsingen gjelder per ansatt og per dag for timeregistreringer som er eksportert til lønn. Det vil si at dersom en ansatt har fått en timeregistrering eksportert for gitt dato, vil ikke en registrering gjort senere for samme dato bli eksportert, da denne dagen er låst.

Angre en lønnseksport

I spesielle tilfeller kan dere ha behov for å angre en lønnseksport.

Dette kan være aktuelt hvis:

• filen er generert
• timene er satt som eksportert
• filen ikke er importert og kjørt i lønnssystemet

Funksjonen Angre lønnseksport ligger inne på lønnsjournalen.

Tilgangen er rettighetsstyrt. Det betyr at bare brukere med riktige rettigheter kan angre en lønnseksport.

Hva skjer når dere angrer en lønnseksport?

Når dere angrer en lønnseksport, skjer dette:

• Dere må først bekrefte at dere er sikre
• lønnsperioden settes tilbake til status Aktiv
• lønnsjournalen slettes
• eksportert-status på timeregistreringene i lønnsperioden oppheves
• timene åpnes for eventuell korrigering og ny godkjenning
• eksportfilen slettes ikke automatisk
• sperredato for timer endres ikke automatisk

Viktig:
Eksportfilen må slettes manuelt. Den skal ikke importeres til lønnssystemet etter at lønnseksporten er angret.

Sperredato må også endres manuelt ved behov.

Etter at lønnseksporten er angret, kan dere korrigere og godkjenne timegrunnlaget på nytt. Deretter kan dere generere ny lønnsjournal og eksportere ny fil.

Låse opp for korrigering etter eksport

I spesielle tilfeller kan dere åpne en eksportert timeregistrering for korrigering.

Dette brukes bare når en allerede eksportert registrering må korrigeres for rapportering eller historikk.

Slik gjør du det:

1. Gå til den aktuelle timeregistreringen
2. Se at registreringen er markert som eksportert
3. Klikk på de tre prikkene
4. Klikk på åpne hengelås
5. Utfør korrigeringen
6. Lagre
7. Godkjenn på nytt ved behov

Hvis en eksportert timeregistrering låses opp og korrigeres, blir den ikke eksportert på nytt.

Registreringen beholder status som eksportert.

Eventuell utbetaling eller trekk som følge av korrigeringen må derfor håndteres manuelt i lønnssystemet.

Overgang fra ordinær til utvidet lønnseksport

Ved overgang fra ordinær til utvidet lønnseksport kan dere ikke hente timeregistreringer fra perioder som tidligere er kjørt med ordinær lønnseksport.

Årsaken er at ordinær lønnseksport baseres på dato og ikke setter status eksportert på hver enkelt timeregistrering.

Hvis Capitech Flow hadde hentet timer fra tidligere ordinære lønnsperioder, kunne samme timer blitt eksportert flere ganger.

Derfor skjer overgangen stegvis:

• ordinære lønnsperioder behandles etter gammelt konsept
• nye perioder kjøres med utvidet lønnseksport
• senere utvidede lønnseksporter kan hente godkjente, ikke eksporterte timer fra tidligere utvidede perioder

Eksempel
Her er en enkel prinsippskisse med eksempel på overgang til utvidet lønnseksport fra 1. april:

Blå er ordinære lønnseperioder hvor timer eksporteres (men ikke får status som eksportert, har låsing basert på dato for lønnskjøring)
Grønn er lønnsperioder på utvidet lønnseksport konsept.
Lys grønn er perioden for utvidet lønnsperiode som sjekkes for godkjente ikke eksporterte transaksjoner.

Vanlige spørsmål

Hva er utvidet lønnseksport?

Utvidet lønnseksport er en lønnseksport som kan ta med godkjente, ikke eksporterte timeregistreringer fra tidligere lønnsperioder.

Hva betyr Fradato tidligere periode?

Fradato tidligere periode angir hvor langt tilbake systemet skal se etter godkjente timeregistreringer som ikke tidligere er eksportert.

Hvorfor kan jeg ikke velge en eldre Fradato tidligere periode?

Datoen kan være sperret fordi den går lenger tilbake enn klientinnstillingene tillater, lenger tilbake enn sperredato, eller inn i perioder som ble kjørt med ordinær lønnseksport.

Hva skjer med timer etter fileksport?

Timer som er eksportert, får status som eksportert og blir låst for redigering.

Kan dere angre en lønnseksport?

Ja, hvis dere har riktige rettigheter. Dette bør bare gjøres hvis filen er eksportert, men ikke importert og kjørt i lønnssystemet.

Slettes eksportfilen automatisk når lønnseksporten angres?

Nei. Eksportfilen må slettes manuelt. Den skal ikke importeres i lønnssystemet etter at lønnseksporten er angret.

Blir korrigerte eksporterte timer med på ny lønnseksport?

Nei. Hvis en allerede eksportert timeregistrering korrigeres, beholder den status som eksportert og blir ikke eksportert på nytt. Eventuell justering må håndteres manuelt i lønnssystemet.