Godkjenn timeregistreringer automatisk med generell automatisering

Med generell automatisk godkjenning av timeregistreringer kan dere la Capitech Flow godkjenne timer automatisk når registreringene oppfyller bestemte kriterier. Dette frigjør tid for ledere og gjør at dere kan fokusere på timeregistreringene som faktisk trenger manuell kontroll.

Hva brukes generell automatisk godkjenning til?

Generell automatisk godkjenning brukes når timeregistreringer skal godkjennes automatisk basert på valgte kriterier.

Dette kan være nyttig når dere har timeregistreringer som normalt er enkle å kontrollere, for eksempel registreringer med bestemte tidskategorier eller registreringer som ikke inneholder overtid.

Automatiseringen gjør at ledere slipper å godkjenne alle timeregistreringer manuelt. De kan heller bruke tid på registreringer med avvik eller behov for ekstra kontroll.

Hvor oppretter dere automatiseringsjobben?

Gå til Admin - Automatisering

Klikk på plusstegnet oppe til venstre for å opprette en ny automatiseringsjobb.

Opprette automatisering

Når dere oppretter jobben, velger dere:

Timer-Godkjenning - Generell

Velg Generell når godkjenningen skal baseres på valgte kriterier i automatiseringsjobben.

Hvis godkjenningen skal vurderes mot planlagte vakter i operativ plan, velger dere Plan i stedet.

Generelt

Gi automatiseringsjobben et beskrivende navn.

Dere kan også legge inn en kommentar hvis dere ønsker å forklare hva jobben brukes til.

Et tydelig navn gjør det enklere å forstå jobben senere, spesielt hvis dere har flere automatiseringsjobber.

Utvalg

Under Utvalg velger dere hvilke ansattgrupper jobben skal gjelde for.

Automatiseringsjobben vil bare kunne godkjenne timeregistreringer for ansatte som tilhører ansattgruppene dere legger til.

Betingelser

Under Betingelser angir dere hvilke krav timeregistreringene må oppfylle for å bli godkjent automatisk.

Eksempler på betingelser kan være at timeregistreringen:

bare inneholder tillatte tidskategorityper
bare inneholder tillatte tidskategorier

Timeregistreringer som ikke oppfyller betingelsene, blir ikke godkjent av automatiseringsjobben.

Godkjenningsperiode

Under Godkjenningsperiode angir dere hvor langt tilbake i tid jobben skal godkjenne timeregistreringer.

Eksempler:

Fra og med 3 til og med 1 dager bakover i tid
Jobben godkjenner timer for de tre siste dagene.
Fra og med 2 til og med 2 dager bakover i tid
Jobben godkjenner bare timer for i forgårs.

Frekvens

Under Frekvens velger dere når og hvor ofte den automatiske godkjenningen skal kjøres.

Dette styrer om jobben skal kjøres på et gitt klokkeslett daglig eller på faste tidspunkt per time.

Aktivere jobben

Når automatiseringsjobben er ferdig satt opp, kan dere aktivere den.

Klikk på Aktiver, i grønt på linjen for automatiseringsjobben, for at jobben skal kjøres automatisk etter valgt frekvens.

Teste automatiseringsjobben

Hvis dere ønsker å teste jobben uten å aktivere den, kan dere klikke på Kjør, i grønt på linjen for automatiseringsjobben.

Da kjøres jobben én gang med én gang, uten at den blir satt opp til automatisk kjøring fremover.

Hvordan ser dere at timer er godkjent automatisk?

Når en timeregistrering blir godkjent av en automatiseringsjobb, vises godkjenningen med Auto-X. Hold musepekeren over godkjenningsikonet for å se hvem som har godkjent registreringen.

X er ID-nummeret til godkjenningsjobben.

Dette gjør det enklere å se hvilken automatiseringsjobb som har godkjent timeregistreringen, spesielt hvis dere har flere godkjenningsjobber i drift.

Endre automatiseringsjobben

For å gjøre endringer på en automatiseringen, må jobben først deaktiveres.

Trykk Deaktiver, i grønt på linjen for automatiseringsjobben.

Dere vil da få mulighet til å gjøre nødvendige endringer.

Straks dere er ferdige med justeringer, kan dere trykke Aktiver for at jobben igjen skal kjøres automatisk.

Viktig å vite

Det finnes noen faste betingelser som alltid kontrolleres før timeregistreringer godkjennes automatisk.

Timeregistreringer godkjennes ikke dersom:

det er registrert fravær på dagen
timeregistreringen mangler tidskategori
tidskategorien er passiv
registreringen ikke har vakt

Vanlige spørsmål

Hva betyr generell automatisk godkjenning av timeregistreringer?

Det betyr at Capitech Flow kan godkjenne timeregistreringer automatisk når registreringene oppfyller kriteriene i automatiseringsjobben.

Hva er forskjellen på generell og planbasert godkjenning?

Generell godkjenning bruker kriterier i automatiseringsjobben. Planbasert godkjenning vurderer timeregistreringer opp mot planlagte vakter i operativ plan.

Hvordan ser dere hvilken jobb som har godkjent timene?

Timeregistreringer som er godkjent automatisk, merkes med Auto-X, der X er ID-nummeret til automatiseringsjobben. Hold musepekeren over godkjenningsikonet for å se hvem som har godkjent registreringen.

Hvorfor blir ikke timeregistreringen godkjent automatisk?

Vanlige årsaker er at timeregistreringen ikke oppfyller betingelsene, mangler påkrevde dimensjoner, ikke tilhører riktig ansattgruppe, eller at jobben ikke er aktivert.