Gjøre grunnplan operativ
Hva betyr det å gjøre en grunnplan operativ?
Å gjøre en grunnplan operativ betyr at vaktene i grunnplanen kopieres ut til operativ plan for valgt periode.
Når grunnplanen er rullet ut, får den status Operativ, og vaktene blir synlige i operativ plan.
Slik gjør dere en grunnplan operativ
- Gå til Plan.
- Velg Grunnplan.
- Finn grunnplanen dere vil gjøre operativ.
- Klikk på de tre prikkene til venstre for grunnplanen.
- Klikk på ikonet for å gjøre grunnplanen operativ.
- Velg fra-dato og til-dato for perioden grunnplanen skal rulles ut.
- Velg ønsket startuke.
- Velg eventuelle innstillinger for utrullingen.
- Start utrullingen.
Velg riktig periode for utrulling
Når dere gjør grunnplanen operativ, må dere velge hvilken periode grunnplanen skal rulles ut for.
Dere velger:
- fra-dato
- til-dato
Dette bestemmer hvor langt frem i tid vaktene fra grunnplanen skal legges inn i operativ plan.
Velg riktig startuke
Dere må også velge hvilken uke i grunnplanen utrullingen skal starte med.
Viktig:
Startuke betyr uke i grunnplanen, ikke kalenderuke.
Hvis dere er usikre på hvilken uke dere skal starte med, bør dere åpne grunnplanen og kontrollere hvilken grunnplanuke som passer med perioden dere skal rulle ut.
Eksempel:
Hvis grunnplanen har 3 uker, velger dere om utrullingen skal starte med uke 1, uke 2 eller uke 3 i grunnplanen.
Ikke kopier ut vakter på helligdager
Valget Ikke kopier ut vakter på helligdager gjør at vakter ikke blir kopiert til operativ plan på helligdager i perioden.
Dette kan være nyttig hvis ansatte normalt ikke skal ha planlagte vakter på helligdager.
Viktig å være klar over:
Hvis dere bruker dette valget, kan det bli færre vakter og færre timer i operativ plan enn det som ligger i grunnplanen.
Erstatt vakter i operativ plan i valgt periode
Valget Erstatt vakter i operativ plan i valgt periode brukes når dere vil erstatte eksisterende vakter fra tidligere utrulling.
Dette er praktisk hvis dere for eksempel skal erstatte vakter fra en tidligere grunnplan med vakter fra en ny grunnplan.
Dere kan velge om eksisterende vakter fra én eller flere grunnplaner skal erstattes når den nye grunnplanen rulles ut.
Viktig:
Vakter som er lagt direkte inn i operativ plan, blir ikke slettet eller erstattet av dette valget. Det er bare vakter fra annen eller spesifikk grunnplan som kan erstattes. Dersom vakter i operativ plan kolliderer med vakter fra grunnplanen, vil utrullingen feile, og først bli mulig å rulle ut når vaktene i operativ plan er fjernet.
Fravær i valgt periode
Når en grunnplan rulles ut, kan fravær i perioden bli påvirket.
Som standard vil fravær i perioden som berøres, bli rekalkulert slik at fraværet samsvarer med oppdaterte vakter i operativ plan etter utrulling.
Dette er viktig fordi fravær ofte beregnes ut fra planlagt arbeidstid.
Valg for rekalkulering av fravær
Når dere ruller ut grunnplanen, kan dere velge hvordan fravær i perioden skal håndteres.
Valg | Hva betyr det? |
|---|---|
Ikke rekalkuler | Fravær rekalkuleres ikke. |
Rekalkuler fravær | Fravær beregnes på nytt for perioden. Overstyrte fraværstransaksjoner slettes og beregnes på nytt. |
Rekalkuler fravær, behold overstyrte dag- og timetransaksjoner | Fravær beregnes på nytt, men overstyrte transaksjoner beholdes slik de er. |
Når bør dere rekalkulere fravær?
Dere bør vanligvis rekalkulere fravær hvis utrullingen endrer planlagte vakter i en periode der det allerede finnes fravær.
Dette sikrer at fraværet beregnes ut fra oppdatert operativ plan.
Hvis dere har gjort manuelle overstyringer på fravær som skal beholdes, bør dere velge alternativet som beholder overstyrte dag- og timetransaksjoner.
Hvor lang tid tar utrulling av grunnplan?
Utrulling av grunnplan kan ta fra noen sekunder til noen minutter.
Tiden avhenger blant annet av:
- hvor mange ansatte grunnplanen inneholder
- hvor mange vakter som skal rulles ut
- hvor lang periode dere ruller ut grunnplanen for
Vanlige spørsmål
Hva betyr det å gjøre en grunnplan operativ?
Det betyr at vaktene i grunnplanen rulles ut og legges inn i operativ plan for valgt periode.
Hvor velger dere startuke?
Dere velger startuke når dere ruller ut grunnplanen. Startuke er uke i grunnplanen, ikke kalenderuke.
Hva skjer hvis dere velger feil startuke?
Da kan vaktene bli lagt inn med feil rekkefølge i operativ plan. Kontroller derfor grunnplanen før dere velger startuke.
Hvor lang tid tar det å rulle ut en grunnplan?
Det kan ta fra noen sekunder til noen minutter, avhengig av antall ansatte, vakter og lengden på perioden.
Hva betyr ikke kopier ut vakter på helligdager?
Det betyr at vakter ikke legges inn i operativ plan på helligdager i perioden dere ruller ut grunnplanen for.
Kan utrulling erstatte vakter som allerede ligger i operativ plan?
Ja, men bare vakter fra annen eller spesifikk grunnplan. Vakter som er lagt direkte inn i operativ plan, blir ikke erstattet eller slettet.
Hva betyr rekalkuler fravær?
Det betyr at fravær i perioden beregnes på nytt slik at fraværet samsvarer med oppdaterte vakter i operativ plan.
Bør dere rekalkulere fravær ved utrulling?
Ja, hvis utrullingen påvirker vakter i en periode der det finnes fravær, bør fravær normalt rekalkuleres slik at beregningen blir riktig.