Oppfølging av Sykefravær (OAS) i Simployer

Hvem gjelder denne veiledningen for?

Denne veiledningen gjelder for dere som bruker:

• fravær i Capitech
• Simployer Oppfølging av Sykefravær (OAS)
• ansattsynkronisering fra Simployer Personalregister til Capitech Flow

Veiledningen er aktuell for superbrukere, HR, ledere og administratorer som registrerer, endrer eller følger opp sykefravær.

Hva er OAS?

OAS står for Oppfølging av Sykefravær.

I Simployer brukes OAS til å følge opp sykefravær med prosesser, frister og aktiviteter knyttet til den ansatte og NAV.

Når et fravær som krever sykmelding registreres i Capitech Flow, kan det automatisk opprettes en oppfølging i Simployer OAS.

Hva gjøres i Capitech, og hva gjøres i Simployer?

Fraværet og oppfølgingen må behandles som to separate ting etter at OAS er opprettet.

Forutsetninger før OAS tas i bruk

Før OAS kan brukes, må oppsettet være riktig.

Dette må være på plass:

• ansattsynkronisering fra Simployer Personalregister til Capitech Flow
• riktige fraværskoder for sykmelding og eventuelt egenmelding
• avklaring av om OAS skal trigges av sykmelding, egenmelding eller begge deler
• nødvendig oppsett utført av konsulent

Sette opp riktige fraværskoder

Dere må kontrollere hvilke fraværskoder som skal regnes som Sykmelding og Egenmelding.

Dette gjøres på fraværskodene i Capitech Flow,

Slik gjør dere det:

1. Gå til Admin.
2. Velg Fravær - Fraværskoder.
3. Åpne hver fraværskode som gjelder egenmelding eller sykmelding.
4. Kontroller at fraværskoden er definert som egenmelding eller sykmelding.
5. Lagre eventuelle endringer.

Hvilke fraværskoder som skal brukes, kan variere fra virksomhet til virksomhet. Dette bør derfor kontrolleres av superbruker før OAS tas i bruk.

Når opprettes OAS automatisk?

OAS trigges når det opprettes et fravær av typen Sykefravær i Capitech Flow.

Noen virksomheter ønsker også at OAS skal opprettes når det registreres fravær av typen Egenmelding. Dette er virksomhetsspesifikt og må settes opp av konsulent ved aktivering av OAS.

Viktig om endring og sletting

Når OAS først er opprettet i Simployer, har ikke fraværet i Capitech Flow og oppfølgingen i Simployer en løpende kobling som oppdaterer begge steder automatisk.

Det betyr at dere må behandle dem uavhengig:

• Endringer i fraværet gjøres i Capitech Flow
• Endringer i oppfølgingen gjøres i Simployer OAS

Hvis dere endrer eller sletter fravær i Capitech Flow, må dere derfor også vurdere om OAS må endres eller slettes i Simployer.

Hvis fraværet er registrert på feil kode

Fraværet skulle vært sykmelding eller egenmelding

Hvis fraværet ble registrert på en fraværskode som ikke var definert som Sykmelding eller Egenmelding, men skulle vært det, kan dere rette dette i Capitech Flow.

Slik gjør dere det:

1. Åpne fraværet i Capitech Flow.
2. Endre fraværskoden til riktig kode for Sykmelding eller Egenmelding.
3. Lagre fraværet.

Når fraværskoden endres til en kode som skal trigge OAS, opprettes OAS i Simployer.

Fraværet skulle ikke vært sykmelding eller egenmelding

Hvis fraværet ble registrert som Sykmelding eller Egenmelding, og det derfor ble opprettet OAS, men fraværet ikke skulle hatt denne typen kode, må dere rette dette i to steg.

Slik gjør dere det:

1. Endre fraværskoden på det aktuelle fraværet i Capitech Flow.
2. Slett den opprettede OAS-en i Simployer OAS.

Dette er nødvendig fordi OAS ikke slettes automatisk når fraværskoden endres i Capitech Flow.

Hvis fraværet ikke skulle vært opprettet

Hvis et fravær av typen Sykmelding eller Egenmelding ikke skulle vært opprettet, må dere håndtere både fraværet og OAS.

Slik gjør dere det:

1. Endre eller slett fraværet i Capitech Flow.
2. Slett den opprettede OAS-en i Simployer OAS.

Hvis OAS allerede er opprettet, må den slettes i Simployer selv om fraværet fjernes eller endres i Capitech Flow.

Hvis dere endrer dato eller forlenger fraværet

Når dere endrer dato på en sykmelding eller egenmelding i Capitech Flow, endres ikke datoene automatisk i tilhørende OAS.

Fravær og OAS må derfor oppdateres hver for seg.

Slik gjør dere det:

1. Endre dato eller periode på fraværet i Capitech Flow.
2. Gå til Simployer OAS.
3. Finn tilhørende oppfølging.
4. Endre datoene manuelt i OAS.

Dette gjelder også hvis fraværet forlenges.

Rapport for overføring til Simployer OAS

I Capitech Flow finnes en rapport som viser fravær som har generert OAS i Simployer.

Dere finner rapporten her:

Capitech Flow > Rapporter > Ingen kategori > Simployer Fravær OAS Overføring

Rapporten kan brukes for å få oversikt over hvilket fravær som er registrert i Capitech Flow og overført til Simployer OAS.

Hvor finner dere oppfølgingen i Simployer?

Oppfølgingen som er opprettet, finner dere i Simployer Portal.

Gå til:

Simployer Portal > Rutiner > Sykefravær

Der kan dere følge opp sykefraværet videre i Simployer. Dere kan også bruke Simployers interaktive guide for veiledning i sykefraværsoppfølging.

Vanlige spørsmål

Hva betyr OAS?

OAS står for Oppfølging av Sykefravær. Det er modulen i Simployer som brukes til å følge opp sykefravær med frister, prosesser og aktiviteter.

Når opprettes OAS i Simployer?

OAS opprettes når det registreres fravær i Capitech Flow med en fraværskode som er satt opp til å trigge OAS, vanligvis sykmelding.

Kan egenmelding opprette OAS?

Ja, hvis virksomheten har valgt at egenmelding også skal trigge OAS. Dette må settes opp av konsulent ved aktivering.

Hvor endrer dere selve fraværet?

Selve fraværet endres i Capitech Flow.

Hvor endrer dere oppfølgingen av sykefraværet?

Oppfølgingen endres i Simployer OAS.

Blir OAS automatisk oppdatert hvis dere endrer fraværet i Capitech Flow?

Nei. Når OAS er opprettet, må fraværet og oppfølgingen behandles uavhengig. Endringer i Capitech Flow oppdaterer ikke automatisk datoer eller innhold i OAS.

Hva gjør dere hvis feil fraværskode har opprettet OAS?

Endre fraværskoden i Capitech Flow, og slett den opprettede OAS-en i Simployer OAS.

Hvor finner dere rapport over fravær som har generert OAS?

Dere finner rapporten i Flow under Rapporter > Ingen kategori > Simployer Fravær OAS Overføring.