Nytt år: dette bør du som administrator tenke på

Ved nytt år bør dere som administrator kontrollere fleksitid, feriedager og planlagt arbeidstid i Capitech Flow. Dette sikrer at saldoer, ferie og arbeidstid blir riktig beregnet inn i det nye året.

Denne artikkelen samler de vanligste tingene dere bør sjekke før og etter nyttår. Noen valg avhenger av interne avtaler i virksomheten deres, mens andre kan være knyttet til norsk lovverk.

Fleksitid ved nytt år

Hvis virksomheten deres bruker fleksitid, bør dere kontrollere at ny fleksitidsperiode er opprettet før ansatte begynner å registrere eller søke avspasering i det nye året.

Opprett ny fleksitidsperiode

Dersom ansatte har fleksitidsavtaler, skal fleksitidssaldo ofte helt eller delvis overføres til en ny periode.

Noen virksomheter avslutter fleksitidsperioden én gang i året. Andre har flere periodeavslutninger i løpet av året.

Uansett hvor ofte dere avslutter fleksitidsperioder, bør dere opprette ny periode i god tid. Da blir avspasering og fleksitid registrert mot riktig periode.

Kontroller grenser for overføring av fleksitid

Hvis dere har regler for hvor mye fleksitid som kan overføres, bør dere kontrollere øvre og nedre saldogrense før perioden avsluttes.

Dette gjelder for eksempel hvis ansatte bare kan overføre et bestemt antall plusstimer eller minustimer til neste periode.

Ferie og feriedager i nytt år

Feriedager må kontrolleres for hvert år.

Capitech Flow kan foreslå antall feriedager basert på klientinnstillinger og alderen på den ansatte. Dere kan også sette et egendefinert antall feriedager på enkeltansatte ved behov.

Kontroller riktig antall feriedager

Før det nye ferieåret tas i bruk, bør dere kontrollere at ansatte har riktig antall feriedager.

Dette er spesielt viktig hvis:

ansatte har annen ferieavtale enn standard
ansatte har ekstra ferie på grunn av alder
ansatte har egendefinert feriesaldo
ansatte har startet eller sluttet i løpet av året

Overfør feriedager fra forrige år

Hvis ansatte har feriedager til gode, kan dere overføre feriedager til nytt år.

Ansatte trenger ikke å søke om overføring i systemet. Administrator kan gjøre dette direkte i Capitech Flow.

Planlagt arbeidstid i nytt år

Hvis dere bruker Plan-modulen, bør dere kontrollere at ansatte har planlagt arbeidstid også etter nyttår.

Planlagt arbeidstid brukes som grunnlag for beregning av timer, fravær og bemanning.

Forleng eller opprett ny plan

Hvis en grunnplan gjelder frem til 31.12, må dere enten:

forlenge eksisterende plan
opprette en ny plan for det nye året

Dette sikrer at ansatte får riktig beregning av arbeidstid og fravær også etter nyttår.

Vanlige spørsmål

Hva bør administrator kontrollere i Capitech Flow ved nytt år?

Dere bør kontrollere fleksitidsperioder, overføring av fleksitid, feriedager og plan for det nye året.

Må vi opprette ny fleksitidsperiode før nyttår?

Ja, hvis dere bruker fleksitid og ansatte skal registrere eller søke avspasering i ny periode, bør ny fleksitidsperiode være opprettet i god tid.

Må feriedager legges inn hvert år?

Ja, feriedager må kontrolleres for hvert år. Capitech Flow kan foreslå antall feriedager basert på klientinnstillinger og alder, men dere bør kontrollere at saldoen er riktig.

Kan administrator overføre feriedager til nytt år?

Ja, administrator kan overføre feriedager til nytt år i Capitech Flow. Ansatte trenger ikke nødvendigvis å søke om dette i systemet.

Hva skjer hvis ansatte ikke har planlagt arbeidstid i nytt år?

Hvis ansatte mangler planlagt arbeidstid, kan beregning av timer, fravær og bemanning bli feil eller mangelfull. Dere bør derfor forlenge grunnplanen eller opprette ny plan før ny periode starter.