Ansattintegrasjon fra Simployer Classic til Capitech Flow
Hva gjelder denne veiledningen?
Denne veiledningen gjelder for dere som har ansattintegrasjon fra Simployer Classic personalregister til Capitech Flow.
Simployer er kilden til ansattopplysninger. Det betyr at ansatte, ansettelser og tilhørighet opprettes og vedlikeholdes i Simployer.
I Capitech Flow skal dere normalt bare:
- aktivere ansatte
- komplettere manglende opplysninger
- legge inn verdier som brukes i Tid, Fravær og Plan
Dere skal ikke opprette ansatte manuelt i Capitech Flow når dere har ansattintegrasjon fra Simployer.
Hvorfor skal ansatte opprettes i Simployer?
Ansatte må opprettes i Simployer fordi Simployer er masterdata for ansattinformasjon. Ansatte trenger også en Simployer-brukerkonto for å kunne logge inn.
Hvis dere oppretter ansatte manuelt i Capitech Flow, kan det føre til feil eller duplikater.
Slik aktiverer dere ansatte i Capitech Flow
Når ansatte er overført fra Simployer, finner dere dem i Ansattregister i Capitech Flow.
Gå til:
Admin - Ansatt - Ansatt
Som standard vises aktive ansatte. For å finne nye ansatte som er overført fra Simployer:
- Gå til kolonnen Aktiv og velg Ikke aktiv
- Gå til kolonnen Synk status og velg Ny
- Åpne den ansatte
- Kompletter nødvendig informasjon
- Aktiver aktuelle moduler
- Klikk Lagre
Når den ansatte er ferdig kontrollert, kan dere sette status til Ferdigbehandlet.
Hva må kompletteres i Capitech Flow?
Noen opplysninger kommer fra Simployer, mens andre må legges inn i Capitech Flow før den ansatte kan bruke Tid, Fravær, Plan eller Min Capitech.
Dette kan for eksempel være:
- aktivering av moduler i Capitech
- lønnsgruppe
- ansattgruppe
Hva dere må fylle ut, avhenger av hvilke moduler og integrasjoner virksomheten bruker.
Simployer som masterdata
Simployer Classic personalregister er masterdata for ansattopplysninger.
Det betyr at dette skal opprettes og vedlikeholdes i Simployer:
- personopplysninger
- ansettelser
- ansattnummer
- tilhørighet
- organisatorisk plassering
Capitech Flow mottar informasjonen gjennom integrasjonen.
Organisasjonsstruktur og avdelingsnummer
I Simployer Portal brukes Min Virksomhet til å vise organisasjonsstruktur. Den kan bestå av:
- konsernnivå
- juridiske enheter
- avdelinger
- underavdelinger
I denne artikkelen bruker vi begrepet avdelingsnummer om nummerering på alle disse nivåene.
Avdelingsnummeret er viktig fordi det brukes i integrasjonen mellom Simployer og Capitech Flow.
Når organisasjonsstrukturen er lik i Simployer og Capitech
Hvis strukturen i Min Virksomhet samsvarer med strukturen i Capitech Flow, kan juridiske enheter i Simployer kobles mot hver sin klient i Capitech.
Avdelinger i Simployer finnes da også i Capitech med samme avdelingsnummer.
Da finnes det to mulige oppsett:
Synkronisering med avdeling
Ansattintegrasjonen oppdaterer den ansattes standardavdeling i Capitech Flow automatisk.
Dette krever at avdelingen finnes i Capitech med samme avdelingsnummer som i Simployer.
Hvis avdelingen ikke finnes i Capitech, blir ikke overføringen gjennomført.
Synkronisering uten avdeling
Ansattintegrasjonen settes opp slik at den ikke oppdaterer standardavdeling i Capitech Flow.
Da må standardavdeling settes og vedlikeholdes direkte i Capitech Flow.
Når organisasjonsstrukturen er ulik i Simployer og Capitech
Noen virksomheter har ulik struktur i Simployer og Capitech Flow.
Dette kan for eksempel gjelde hvis:
- Simployer følger HR-strukturen
- Capitech følger økonomi-, lønns- eller regnskapsstrukturen
Da settes ansattintegrasjonen vanligvis opp uten avdelingssynkronisering.
Det betyr at standardavdeling settes og endres direkte i Capitech Flow.
Krav til avdelingsnummer
For at ansattintegrasjonen skal fungere, må avdelingsnummer være satt opp riktig.
Dette gjelder uavhengig av om dere synkroniserer med eller uten avdeling:
- Alle nivåer i Min Virksomhet bør ha avdelingsnummer
- Avdelingsnummer må være unike
- Avdelingsnummer skal bare bestå av siffer
- Avdelingsnummer skal ikke inneholde bokstaver eller tegn
- Avdelingsnummer skal normalt ikke starte med 0
Ved synkronisering med avdeling gjelder i tillegg:
- alle avdelinger i juridisk enhet må ha unike nummer
- avdelingene må finnes i riktig klient i Capitech Flow
- avdelingsnummeret må være likt i Simployer og Capitech Flow
Hvorfor kommer ikke ansatte over fra Simployer til Capitech?
Hvis en ansatt ikke overføres til Capitech Flow, skyldes det ofte manglende eller feil informasjon i Simployer eller Capitech.
Kontroller at:
- juridisk enhet i Simployer er koblet til riktig klient i Capitech
- personen har en ansettelse i Simployer
- ansettelsen har ansattnummer
- ansattnummeret bare inneholder siffer
- ansattnummeret er ledig i Capitech Flow
- avdelingen i Simployer har avdelingsnummer
- avdelingen finnes i Capitech Flow, hvis avdeling skal overføres
- den ansatte har tilhørighet i en avdeling i Simployer
- både fornavn og etternavn er registrert
Tilhørighet settes i Simployer under:
Person - Om person - Generell info - Tilhørighet - Endre
Velg deretter aktuell avdeling.
Legge til nye avdelinger
Hvis dere har synkronisering på avdelingsnivå, må nye avdelinger opprettes både i Simployer og Capitech Flow.
Slik gjør dere det:
- Opprett avdelingen i Min Virksomhet i Simployer
- Legg avdelingen under riktig juridisk enhet
- Gi avdelingen et gyldig avdelingsnummer
- Opprett tilsvarende avdeling i Capitech Flow
- Bruk samme avdelingsnummer i Capitech Flow
- Tildel avdelingen til aktuelle ansatte i Simployer
Når dette er gjort, kan ansatte overføres med riktig avdeling.
Avdelinger som ikke lenger skal brukes
Avdelinger som ikke lenger skal brukes, settes som passive i Capitech Flow.
Avdelinger kan ikke slettes i Capitech Flow. Årsaken er at timer og fravær kan være knyttet til avdelingen, og historikk må være tilgjengelig for rapportering.
Hvis dere har synkronisering på avdelingsnivå, må dere ikke sette en avdeling passiv i Capitech Flow hvis avdelingen fortsatt brukes i Simployer.
Endre plassering i organisasjonsstrukturen
Avdelinger kan flyttes i hierarkiet internt i en juridisk enhet i Simployer.
Hvis dere har ansattintegrasjon uten avdelingssynkronisering, kan avdelingsnummer i noen tilfeller endres.
Hvis dere har ansattintegrasjon med avdelingssynkronisering, skal avdelingsnummer ikke endres. Endring av avdelingsnummer kan føre til at dataflyten feiler.
Ansattnummer
Ansattnummer er en viktig nøkkel i integrasjonen mellom Simployer, Capitech Flow og eventuelt lønnssystem.
Hvis dere bruker lønnseksport, må ansattnummeret i Simployer samsvare med ansattnummeret i lønnssystemet.
Ansattnummeret bør derfor være korrekt fra start.
Dere bør ikke:
- bruke midlertidige ansattnummer
- endre ansattnummer etter at ansettelsen er opprettet
- gjenbruke ansattnummer
I Simployer anbefales det at innstillingen for endring av ansettelsesnummer settes til Nei.
Denne finner dere her:
Rutiner - Systeminnstillinger - Basisinnstillinger - Ansettelse
Hvis ansattnummer må endres i Capitech Flow, må dere kontakte support for å bestille konsulentbistand.
Anonymisering av tidligere ansatte
Hvis dere skal anonymisere en tidligere ansatt, må personen først slettes i Simployer Portalen.
Dette kan bare gjøres av en person med rollen Personvernansvarlig.
Deretter må den ansatte anonymiseres i Capitech Flow.
Anonymisering er permanent. Personopplysninger slettes, men timer og fravær beholdes som historikk på selskap, avdeling og rapportering uten kobling til personen.
Hvis den ansatte ikke slettes i Simployer først, kan integrasjonen forsøke å sende data på nytt.
Vanlige spørsmål
Skal ansatte opprettes i Simployer eller Capitech Flow?
Når dere har ansattintegrasjon fra Simployer, skal ansatte opprettes og vedlikeholdes i Simployer. I Capitech Flow skal dere aktivere og komplettere den ansatte.
Hvor finner dere ansatte som er overført fra Simployer?
Dere finner dem under Admin - Ansatt - Ansatt. Filtrer på Ikke aktiv i kolonnen Aktiv og Ny i kolonnen Synk status.
Hvorfor er den ansatte ikke aktiv i Capitech Flow?
Nye ansatte som overføres fra Simployer, må ofte kompletteres og aktiveres i Capitech Flow før de kan bruke Tid, Fravær, Plan eller Min Capitech.
Hvorfor kommer ikke den ansatte over fra Simployer?
Kontroller at juridisk enhet er koblet til klient i Capitech, at personen har ansettelse og ansattnummer i Simployer, at ansattnummeret er ledig i Capitech, og at avdeling og tilhørighet er satt riktig.
Må avdelingsnummer være likt i Simployer og Capitech?
Ja, hvis dere har synkronisering med avdeling. Da må avdelingen finnes i Capitech Flow med samme avdelingsnummer som i Simployer.
Kan avdelingsnummer starte med 0?
Avdelingsnummer skal normalt ikke starte med 0. Unntak kan finnes, for eksempel ved enkelte lønnsoppsett, men dette må avklares ved oppsett.
Kan ansattnummer endres senere?
Ansattnummer bør ikke endres etter at ansettelsen er opprettet. Ved behov for endring i Capitech Flow må dere kontakte support for konsulentbistand.