Endre og korrigere fraværsregistreringer

Når bruker dere denne funksjonen?

Dere bruker funksjonen når et registrert fravær må rettes eller oppdateres.

Det kan for eksempel være hvis:

• fraværet er registrert med feil fraværskode
• fraværet er registrert på feil avdeling
• fraværet gjelder feil dato eller periode
• antall timer må korrigeres
• fraværet skal endres fra hel dag til deler av dag
• gradert sykefravær må justeres
• enkeltdager i fraværsperioden skal fjernes

Slik endrer dere en fraværsregistrering

1. Gå til Fravær i Capitech Flow.
2. Finn fraværsregistreringen dere vil endre.
3. Trykk på Rediger på den aktuelle linjen.
4. Dere åpner da redigeringsbildet for fraværet.
5. Gjør nødvendige endringer.
6. Kontroller detaljene for fraværet.
7. Trykk Lagre.

Hva kan dere endre?

I redigeringsbildet kan dere endre informasjonen som er registrert på fraværet.

Dere kan blant annet endre:

• fraværskode
• avdeling
• fra- og til-dato
• lengde på fraværet
• klokkeslett
• antall fraværstimer
• fraværsprosent
• detaljer per dag
• kalkulerte timer
• betalte timer

Korrigere timer ved gradert sykefravær

Ved gradert sykefravær må fraværstimene stemme overens med hvor mye den ansatte faktisk har jobbet.

Dere må kontrollere at:

• antall fraværstimer per dag er riktig
• registrert arbeidstid og fravær til sammen gir riktig total
• fraværsprosenten stemmer med sykefraværet
• detaljene per dag er korrekte

Dette er viktig for at fraværet skal bli riktig i grunnlaget for lønn, fraværsoversikt og rapportering.

Korrigere betalt fravær

For betalt fravær må dere korrigere både:

• kalkulert
• betalt

Dette gjelder når både beregnet fraværstid og betalt fraværstid skal justeres.

Slette enkeltdager i en fraværsperiode

Dere kan slette enkeltdager fra fraværet hvis enkelte dager ikke skal være med i perioden.

Dette kan være aktuelt hvis fraværet opprinnelig ble registrert over flere dager, men én eller flere av dagene ikke skal inngå likevel.

Endre fravær fra hel dag til deler av dag

Hvis et fravær er registrert som hel dag, men egentlig bare gjelder noen timer, kan dere endre fraværet til korttidsfravær eller deler av dag.

Slik gjør dere det:

1. Åpne fraværet med Rediger.
2. Endre fraværskode hvis det er nødvendig, og huk av for Korttidsfravær.
3. Legg inn riktig klokkeslett.
4. Kontroller antall timer.
5. Kontroller detaljene per dag.
6. Trykk Lagre.

Når dere endrer klokkeslett eller timer, oppdateres også detaljert informasjon om fraværet.

Vanlige spørsmål

Hvordan endrer dere en fraværsregistrering?

Gå til Fravær, finn fraværsregistreringen og trykk Rediger. Gjør endringene i redigeringsbildet og trykk Lagre.

Kan dere endre fraværskode på et registrert fravær?

Ja. Dere kan endre fraværskode i redigeringsbildet for fraværet.

Kan dere endre fravær fra hel dag til noen timer?

Ja. Åpne fraværet med Rediger, legg inn riktig klokkeslett og kontroller at antall timer blir riktig.

Hvordan korrigerer dere gradert sykefravær?

Ved gradert sykefravær må dere justere fraværstimer per dag slik at fravær og jobbet tid til sammen blir riktig.

Kan dere slette enkeltdager fra en fraværsperiode?

Ja. Dere kan slette enkeltdager hvis de ikke skal være med i fraværsperioden.

Hva må korrigeres ved betalt fravær?

Ved betalt fravær må dere kontrollere og eventuelt korrigere både kalkulert og betalt.