Vaktbytteforespørsler
Hva er vaktbytteforespørsler?
Vaktbytteforespørsler er forespørsler der to ansatte ønsker å bytte vakter med hverandre.
Når begge ansatte har godtatt byttet, sendes forespørselen videre til leder for godkjenning.
Leder kan da:
- godkjenne vaktbyttet
- avslå vaktbyttet
- se eventuelle advarsler før godkjenning
Når vises en vaktbytteforespørsel for leder?
En vaktbytteforespørsel vises først for leder når begge ansatte har godtatt bytteforespørselen.
Det betyr at leder ikke trenger å behandle forespørselen før begge ansatte er enige om byttet.
Hvem kan se og behandle vaktbytteforespørsler?
Ledere ser bare vaktbytteforespørsler der de har rettigheter til begge vaktene.
Hvis to ansatte ønsker å bytte vakter mellom to ulike avdelinger, må lederen ha tilgang til begge avdelingene for å se og håndtere forespørselen.
Eksempel:
Hvis én vakt ligger på Avdeling A og den andre vakten ligger på Avdeling B, må lederen ha tilgang til både Avdeling A og Avdeling B.
Slik godkjenner dere et vaktbytte
Når en vaktbytteforespørsel vises for leder:
- Åpne Vaktbytteforespørsler.
- Finn forespørselen som skal behandles.
- Kontroller vaktene og de ansatte.
- Se eventuelle advarsler.
- Velg Godkjenn hvis byttet kan gjennomføres.
Når byttet godkjennes, byttes vaktene automatisk.
Endringen oppdateres umiddelbart i:
- Operativ plan
- de ansattes kalendere i MinCapitech
Slik avslår dere et vaktbytte
Hvis byttet ikke skal gjennomføres:
- Åpne Vaktbytteforespørsler.
- Finn aktuell forespørsel.
- Kontroller informasjonen.
- Velg Avslå.
Vaktbyttet gjennomføres da ikke.
Gjerne legg til tekst i meldingsfeltet med forklaring på hvorfor forespørselen blir avslått.
Hva skjer når et vaktbytte godkjennes?
Når leder godkjenner vaktbyttet:
- vaktene byttes mellom de ansatte
- operativ plan oppdateres med en gang
- begge ansatte ser oppdatert kalender i MinCapitech
- byttet er gjennomført uten at leder må flytte vaktene manuelt
For leder krever godkjenning normalt bare ett klikk, så lenge det ikke er advarsler som må vurderes.
Advarsler ved vaktbytte
Hvis vaktbyttet kan føre til brudd av satte regler, får leder informasjon om dette ved godkjenning.
Advarsler kan for eksempel gjelde forhold som gjør at byttet bør vurderes ekstra nøye før det godkjennes.
Når advarsler vises, kan leder:
- avslå byttet for å unngå brudd
- godkjenne byttet likevel hvis det er nødvendig
Vanlige spørsmål
Når vises en vaktbytteforespørsel for leder?
Den vises først når begge ansatte har godtatt bytteforespørselen.
Hvorfor ser ikke leder en vaktbytteforespørsel?
Leder ser bare forespørsler der lederen har tilgang til begge vaktene. Hvis vaktene ligger på ulike avdelinger, må lederen ha tilgang til begge avdelingene.
Hva skjer når leder godkjenner et vaktbytte?
Vaktene byttes automatisk, og endringen oppdateres umiddelbart i operativ plan og i de ansattes kalendere i MinCapitech.
Kan leder avslå et vaktbytte?
Ja. Leder kan avslå forespørselen hvis byttet ikke skal gjennomføres.
Må leder flytte vaktene manuelt etter godkjenning?
Nei. Når vaktbyttet godkjennes, byttes vaktene automatisk.
Hva skjer hvis vaktbyttet gir advarsler?
Leder får se advarslene samlet og kan velge å avslå byttet eller godkjenne det likevel hvis det er nødvendig.