Filter i Flow rapportsenter

Hva er filter i Flow rapportsenter?

Et filter i Flow rapportsenter er et lagret rapportutvalg.

Filter kan for eksempel inneholde:

• periode
• fra-dato og til-dato
• ansatte
• avdelinger
• andre søkekriterier i rapporten

Når dere lagrer et filter, kan dere bruke det på nytt neste gang dere åpner rapporten. Da slipper dere å velge samme periode og utvalg manuelt hver gang.

Valg av dato i rapportsenter

I rapporteringsverktøyet kan dere velge dato på flere måter.

Velg riktig periode før dere kjører rapport

Når dere kjører en rapport i Flow rapportsenter, må dere velge perioden som gjelder for de ansatte dere skal rapportere på.

Dette er spesielt viktig hvis virksomheten har ansatte med ulike perioder.

Eksempler på perioder kan være:

• 01.01-31.12, som følger kalenderåret.
• • Her kan dere velge I år.
• 01.04-31.03, som er en avvikende periode
• • Her må dere velge fra- og til-dato.

Riktig periode er viktig for at rapporten skal vise riktige timer, fravær og saldoer.

Slik kjører dere rapport uten filter

Hvis dere ikke bruker lagret filter, velger dere utvalget manuelt hver gang.

Slik gjør dere det:

1. Gå til Rapporter eller Rapportsenter i Capitech Flow.
2. Velg rapporten dere vil bruke.
3. Velg riktig periode i datovelgeren.
4. Velg aktuelle ansatte.
5. Velg én eller flere avdelinger.
6. Kjør rapporten.

Dette fungerer fint hvis rapporten brukes sjelden eller hvis perioden varierer fra gang til gang.

Slik lager dere filter i Flow rapportsenter

Dere kan lagre et filter når dere har valgt rapport og søkekriterier.

Slik gjør dere det:

1. Gå til Rapporter i Capitech Flow.
2. Velg rapporten dere vil bruke.
3. Velg Endre øverst på siden.
4. Gi filteret et tydelig navn.
5. Velg Lagre spesifikk periode for å angi fast utvalg, eksempelvis I år eller Denne måneden.
6. Velg ansatte, avdelinger og andre aktuelle søkekriterier.
7. Klikk Lagre.

Slik bruker dere et lagret filter

Når filteret er lagret, kan dere velge det direkte i rapporten.

Slik gjør dere det:

1. Åpne rapporten i Flow rapportsenter.
2. Velg det lagrede filteret i boksen Fyll inn forhåndlagrede verdier.
3. Kontroller at periode og utvalg er riktig.
4. Kjør rapporten.

Når dere velger filteret, fylles utvalgskriteriene automatisk inn. Dette gjør det raskere å hente ut rapporter med avvikende perioder eller faste rapportutvalg.

Når er det nyttig å bruke filter?

Filter er nyttig når dere ofte kjører samme rapport med samme utvalg.

Det passer spesielt godt når dere:

• bruker avvikende perioder
• rapporterer på faste ansattgrupper
• rapporterer på faste avdelinger
• ofte må hente ut samme type rapport
• vil redusere risikoen for å velge feil periode

Viktig å kontrollere før rapporten kjøres

Selv om dere bruker et lagret filter, bør dere kontrollere at utvalget stemmer før rapporten kjøres.

Sjekk spesielt:

• at perioden er riktig
• at riktig ansatte er valgt
• at riktig avdeling er valgt

Dette er viktig fordi feil periode eller feil utvalg kan gi feil grunnlag i rapporten.