Varsler ved registrering og godkjenning av fravær
Hva er varsler ved fravær?
Varsler ved fravær er meldinger som vises når dere registrerer eller godkjenner fravær i Capitech Flow.
Varslene kan gjelde for eksempel:
- egenmelding
- egenmelding ved barns sykdom
- feriesaldo
- overlapp med annet fravær
- overlapp med timeregistreringer
- overlapp med timer eksportert til lønn
- fravær som er lengre enn 12 måneder
Varslene skal hjelpe dere med å kontrollere at fraværet registreres riktig.
Når vises varslene?
Varsler kan vises når dere:
- registrerer fravær direkte på en ansatt
- godkjenner en fraværssøknad
- åpner og endrer et registrert fravær
- lagrer endringer på fravær
I tillegg til standardvarslene kan virksomheten deres ha egendefinerte varsler som er tilpasset interne behov.
Varsler om egenmelding
Nyansatt har jobbet i mindre enn 2 måneder
Nyansatte må som hovedregel ha vært ansatt i 2 måneder før de kan bruke egenmelding.
Systemet varsler hvis:
- dere registrerer egenmelding på en ansatt som har vært ansatt i mindre enn 2 måneder
Hensikten er å gjøre dere oppmerksomme på at den ansatte kanskje ikke har opptjent rett til å bruke egenmelding.
Brudd på opptjent rett til egenmelding etter sykemeldingsperiode
Retten til å bruke egenmelding kan måtte opptjenes på nytt etter en sykemeldingsperiode.
Egenmelding kan brukes etter en sykemelding hvis fraværet er innenfor arbeidsgiverperioden, og den ansatte har gjenopptatt arbeidet minst én dag etter sykemeldingen.
Hvis sykemeldingsperioden gikk utover arbeidsgiverperioden, må den ansatte opptjene retten til egenmelding på nytt. En ny arbeidsgiverperiode oppstår når den ansatte har gjenopptatt arbeidet og vært arbeidsfør i 16 kalenderdager.
Systemet varsler hvis:
- en sammenhengende sykefraværsperiode med egenmeldinger og sykemeldinger er 16 dager eller mer
- dere registrerer egenmelding før det har gått 16 kalenderdager etter avsluttet sammenhengende sykefraværsperiode
Hensikten er å unngå at egenmelding registreres når det ikke er tillatt. Les mer i Lovdata her
Brudd på opptjent rett til egenmelding etter permisjon eller permittering
Etter avbrudd i arbeidet på grunn av permisjon eller permittering kan den ansatte måtte opptjene retten til egenmelding på nytt.
Systemet varsler hvis:
- dere registrerer egenmelding før det har gått 4 uker, altså 28 dager, etter en sammenhengende periode med 100 % permittering eller permisjon
Systemet skiller ikke mellom lovbestemt og ikke-lovbestemt permisjon. Se Lovdata for definisjoner av permisjoner, her.
Hensikten er å unngå at egenmelding registreres før retten til egenmelding er opptjent på nytt. Les mer i Lovdata folketrygdloven §8.24 her
For mange egenmeldinger registrert
Virksomheten kan ha en grense for hvor mange ganger en ansatt kan bruke egenmelding i løpet av en periode.
Dette er ofte satt til 4 ganger de siste 365 dagene, men grensen styres av klientinnstillingene for fravær.
Systemet varsler hvis:
- antall egenmeldinger de siste 365 dagene overstiger grensen som er definert i klientinnstillingene
Hensikten er å gi dere oversikt og kontroll med bruk av egenmeldinger.
Den ansatte har mistet rett til egenmelding
En ansatt kan miste retten til å bruke egenmelding i en periode.
Dette skjer ikke automatisk. Hvis retten til egenmelding er inndratt, må dette registreres på den ansatte i ansattregisteret. Les mer om hva NAV skriver om tap av retten til egenmelding hos her.
Systemet varsler hvis:
- den ansatte er registrert med sperre for bruk av egenmelding i ansattregisteret
Hensikten er å hindre at egenmelding registreres når den ansatte midlertidig ikke har rett til å bruke egenmelding.
Varsler om egenmelding ved barns sykdom
Nyansatt har jobbet i mindre enn 4 uker
Nyansatte må som hovedregel ha vært ansatt i 4 uker før de kan bruke egenmelding ved barns sykdom.
Systemet varsler hvis:
- dere registrerer egenmelding ved barns sykdom før den ansatte har opptjent rett til dette basert på ansettelsestid.
Omsorgsdager ved barns sykdom er overskredet
Det finnes en grense for hvor mange omsorgsdager en ansatt kan bruke ved barns sykdom per år.
Antall tilgjengelige omsorgsdager kan enten:
- beregnes automatisk per ansatt, basert på barn som er registrert i MinCapitech
- hentes fra klientinnstillingene for fravær
Systemet varsler hvis:
- antall egenmeldingsdager ved barns sykdom i inneværende år overstiger grensen
Hensikten er å gjøre dere oppmerksomme på at grensen for omsorgsdager kan være overskredet.
Varsler om ferie
Negativ feriesaldo
Systemet varsler hvis en registrering av ferie vil føre til negativ feriesaldo.
Systemet varsler hvis:
- fraværet som registreres, overstiger tilgjengelige feriedager
Ved ferie som går over nyttår, tar varselet hensyn til feriesaldo både for inneværende år og neste år.
Hensikten er å hindre at ferie registreres uten at den ansatte har nok feriedager tilgjengelig.
Varsler om overlapp
Overlapp med annet fravær
Systemet tillater overlappende fravær, fordi det finnes tilfeller der flere fraværstyper kan gjelde samme dag.
Et eksempel kan være avspasering på morgenen og lønnet permisjon på ettermiddagen.
Systemet varsler hvis:
- fraværet overlapper med annet registrert fravær
Hensikten er å gjøre dere oppmerksomme på at det allerede finnes fravær i samme periode.
Overlapp med timeregistrering
Fravær bør vanligvis ikke overlappe med timeregistreringer, men det kan skje i enkelte tilfeller.
Et eksempel er delvis sykmelding, der fraværet er registrert fra starten av vakten, mens den ansatte registrerer arbeidstid på de tidspunktene vedkommende faktisk jobber.
Systemet varsler hvis:
- fraværsperioden overlapper med eksisterende timeregistreringer
Varselet viser hvor mange timeregistreringer som overlapper.
Hensikten er å sikre at fravær og registrert arbeidstid stemmer overens. Det kan være nødvendig at leder korrigerer registreringene manuelt.
Overlapp med timer eksportert til lønn
Fravær som overlapper med timer som allerede er eksportert til lønn, kan føre til avvik.
Dette gjelder ved bruk av utvidet lønnseksport, der det er mulig å gjøre endringer i perioder der lønn allerede er kjørt.
Systemet varsler hvis:
- dere åpner et fravær for redigering der perioden overlapper med timer som allerede er eksportert til lønn
- dere gjør endringer i et slikt fravær etter at lønnsgrunnlaget er eksportert
- virksomheten bruker utvidet lønnseksport
Varselet opptrer bare hvis den ansatte er aktiv i fleksitid.
Ved endring på fraværet blir ikke fleksitid automatisk beregnet på nytt. Dere må derfor kontrollere og eventuelt korrigere lønn, timer og fleksitid manuelt i etterkant.
Hensikten er å gjøre dere oppmerksomme på at endringer i eksporterte perioder kan kreve manuell oppfølging.
Andre varsler
Fraværet er lengre enn 12 måneder
Hvis dere registrerer et fravær som varer i mer enn ett år, viser systemet et varsel.
Systemet varsler hvis:
- fraværet er lengre enn 365 dager
Hensikten er å hindre feilregistreringer, for eksempel hvis feil årstall er valgt ved registrering av fraværet.
Hva bør dere gjøre når dere får et varsel?
Når dere får et varsel, bør dere kontrollere informasjonen før dere lagrer eller godkjenner fraværet.
Sjekk spesielt:
- om riktig ansatt er valgt
- om riktig fraværskode er brukt
- om dato og periode stemmer
- om timer og fraværsprosent er riktig
- om fraværet overlapper med timer eller annet fravær
- om den ansatte har rett til egenmelding
- om feriesaldo eller omsorgsdager er tilstrekkelig
Et varsel betyr ikke alltid at registreringen er feil, men det betyr at dere bør vurdere fraværet før dere går videre.
Vanlige spørsmål
Hvorfor får dere varsel når dere registrerer fravær?
Dere får varsel hvis fraværet kan bryte med regler, innstillinger eller eksisterende registreringer i Capitech Flow.
Kan dere lagre fravær selv om det vises et varsel?
I noen tilfeller kan dere gå videre etter å ha vurdert varselet. I andre tilfeller må fraværet korrigeres først. Dette avhenger av typen varsel og oppsettet hos dere.
Hvorfor får dere varsel om egenmelding?
Dere får varsel om egenmelding hvis systemet finner forhold som kan påvirke retten til å bruke egenmelding, for eksempel for kort ansettelsestid, for mange egenmeldinger eller sperre for egenmelding.
Hvorfor får dere varsel om barns sykdom?
Dere får varsel hvis den ansatte ikke har opptjent rett til egenmelding ved barns sykdom, eller hvis antall omsorgsdager kan være overskredet.
Hva betyr negativ feriesaldo?
Negativ feriesaldo betyr at feriefraværet som registreres, overstiger antall tilgjengelige feriedager for den ansatte.
Hva betyr overlapp med timeregistrering?
Det betyr at fraværet overlapper med timer som allerede er registrert på den ansatte i samme periode.
Hva betyr overlapp med timer eksportert til lønn?
Det betyr at fraværet berører en periode der timer allerede er eksportert til lønn. Da må dere kontrollere om lønn, timer eller fleksitid må korrigeres manuelt.
Kan dere ha egne varsler i tillegg til standardvarslene?
Ja. Capitech Flow støtter også egendefinerte varsler som kan tilpasses virksomhetens behov.