Slik beregnes fravær i Capitech
Hva betyr fraværsberegning?
Fraværsberegning betyr at Capitech beregner hvor mye fravær en ansatt skal ha på en eller flere dager.
Beregningen kan styre:
- hvilke dager det lages fravær på
- hvilke klokkeslett fraværet gjelder
- hvor mange timer fraværet gir
- hvordan fraværet vises videre i rapporter, statistikk og eventuell lønnseksport
Dette er spesielt nyttig for virksomheter som har ulike arbeidstider for ulike ansatte, ansattgrupper, avdelinger, sesonger eller spesielle datoer.
Et eksempel kan være at ansatte har ulik normalarbeidstid på sommer og vinter. Da kan fravær beregnes ut fra arbeidstiden som gjelder på datoene fraværet faktisk gjennomføres.
Hvilke kilder brukes til å beregne fravær?
Capitech Flow bruker ulike kilder for å finne riktig grunnlag for fraværet.
Hvis flere kilder kan brukes, følger systemet en prioritert rekkefølge.
Prioritet | Kilde | Hva betyr det? |
|---|---|---|
1 | Deler av dag | Klokkeslett og timer som er angitt direkte på fraværet, overstyrer andre kilder. |
2 | Plan | Hvis den ansatte er aktiv i Plan, beregnes fravær ut fra vaktene i planen. |
3 | Arbeidstidsavtale | Brukes hvis den ansatte har gyldig arbeidstidsavtale. Gjelder kun Classic Tid. |
4 | Beregningsregler for fravær | Systemet bruker første beregningsregel som treffer på forutsetningene. |
5 | Ansattgruppe | Brukes hvis ansattgruppen har definert klokkeslett og antall timer. |
6 | Klientinnstillinger | Brukes som standard hvis ingen andre kilder slår inn. |
1. Deler av dag
Hvis dere angir klokkeslett og timer med Deler av dag når fraværet registreres, overstyrer dette klokkeslett fra andre kilder.
Dette gjelder også hvis den ansatte er aktiv i Plan, eller hvis dere har beregningsregler for fravær.
Viktig:
Deler av dag styrer klokkeslett og timer. Hvilke dager det lages fravær på, styres fortsatt av beregningsregler for fravær hvis slike regler finnes. Hvis det ikke finnes beregningsregler, styres dagene av klientinnstillingene for fravær.
2. Aktiv i Plan
Hvis den ansatte er aktiv i Plan, beregnes fravær ut fra den ansattes planlagte vakter.
Det betyr at fraværet beregnes ut fra:
- dagene den ansatte har vakter
- klokkeslettene på vaktene
- antall timer som ligger i planen
Hvis en ansatt er aktiv i Plan, men ikke har vakter i perioden fraværet registreres for, blir det ikke beregnet fraværsdager eller fraværstimer.
Dette skjer fordi systemet tolker planen som grunnlaget for når den ansatte skulle vært på jobb.
Eksempel:
Hvis en ansatt søker avspasering fra mandag til fredag, men bare har planlagt vakt mandag, tirsdag og onsdag, beregnes fraværet normalt bare for de dagene der det finnes vakter.
3. Arbeidstidsavtale
Hvis den ansatte har en gyldig arbeidstidsavtale, kan denne brukes som grunnlag for fraværsberegning.
Dette gjelder kun Classic Tid, ikke vanlig Flow-oppsett.
Hvis bare deler av fraværsperioden ligger innenfor datointervallet for arbeidstidsavtalen, brukes arbeidstidsavtalen bare for datoene der avtalen er gyldig.
Eksempel:
Hvis arbeidstidsavtalen gjelder til og med 30. juni, og fraværet er registrert fra 28. juni til 3. juli, brukes arbeidstidsavtalen bare for datoene til og med 30. juni.
4. Beregningsregler for fravær
Beregningsregler for fravær brukes når dere har behov for ulike regler for ulike ansatte, ansattgrupper eller avdelinger.
Systemet sjekker reglene fra øverste prioritet og nedover. Den første regelen som treffer, blir brukt.
Beregningsregler kan for eksempel brukes hvis dere har:
- ulike arbeidstider for ulike ansattgrupper
- ulike arbeidstider for ulike avdelinger
- sesongbasert arbeidstid
- egne regler for bestemte datoer
- egne regler for helligdager eller egendefinerte dager
Viktig:
Hvis det finnes beregningsregler for fravær, men ingen regel treffer, blir det ikke beregnet dager eller timer på fraværet.
Derfor bør dere normalt ha en generell standardregel nederst i regelsettet.
En slik standardregel kan for eksempel ha:
Ansatt | Ansattgruppe | Avdeling |
|---|---|---|
Alle | Alle | Alle |
Denne regelen brukes når ingen andre beregningsregler passer for fraværet.
5. Ansattgruppe
Hvis det er definert fra-klokkeslett, til-klokkeslett og antall timer på ansattgruppen den ansatte tilhører, kan dette brukes som grunnlag for fraværsberegningen. Dere kan justere dette under Admin - Ansatt - Ansattgrupper.
Dette brukes hvis ingen høyere prioriterte kilder har gitt grunnlag for beregningen.
6. Klientinnstillinger
Hvis ingen av de andre kildene slår inn, beregnes fraværet ut fra standard normalarbeidstid i Klientinnstillinger.
Dette er standardoppsettet for virksomheten.
Hvorfor får ikke fraværet beregnet dager eller timer?
Hvis fraværet ikke får beregnet dager eller timer, skyldes det ofte at systemet ikke finner et gyldig grunnlag for beregningen.
Vanlige årsaker kan være:
- den ansatte er aktiv i Plan, men mangler vakter i fraværsperioden
- det finnes beregningsregler for fravær, men ingen regel treffer
- det mangler en generell standardregel i beregningsreglene
- arbeidstidsavtalen dekker ikke datoene fraværet gjelder for
- ansattgruppe eller klientinnstillinger mangler relevant arbeidstid
Vanlige spørsmål
Hvordan beregnes fravær i Capitech Flow?
Fravær beregnes ut fra den beste tilgjengelige kilden for den ansatte og perioden. Systemet kan bruke deler av dag, Plan, arbeidstidsavtale, beregningsregler, ansattgruppe eller klientinnstillinger.
Hvordan beregnes fravær for ansatte som er aktive i Plan?
For ansatte som er aktive i Plan, beregnes fravær ut fra vaktene som ligger i planen.
Hvorfor får en ansatt ikke beregnet fraværstimer?
Det kan skje hvis den ansatte er aktiv i Plan, men ikke har vakter i perioden, eller hvis det finnes beregningsregler for fravær uten at noen regel treffer.