Hvorfor beregnes det ikke fraværstimer?

Hvorfor er planlagte vakter viktige for fravær?

Når en ansatt er aktiv i Plan, bruker Capitech Flow planlagte vakter som grunnlag for å beregne fraværstimer.

Det betyr at fravær vanligvis beregnes ut fra arbeidstiden som er planlagt på den ansatte de dagene fraværet gjelder.

Hvis det ikke finnes planlagte vakter, kan systemet mangle grunnlag for å beregne fraværstimer.

Dette gjelder de fleste typer fravær. Ferie beregnes på en annen måte.

Kontroller fraværet etter registrering eller godkjenning

Når dere har godkjent en fraværssøknad eller registrert fravær manuelt, bør dere åpne fraværet og kontrollere at fraværet er opprettet på riktige dager.

Dette gjør dere ikke nødvendigvis for å finne feil i systemet, men for å kontrollere om det mangler planlagte vakter på den ansatte i perioden.

Hvis lederen har glemt å planlegge arbeid på dager den ansatte er borte, kan fraværet mangle fraværstimer.

Hvis den ansatte mangler fravær på enkelte dager

Hvis fraværet ikke er opprettet på alle dagene det skal gjelde, bør dere kontrollere om den ansatte har planlagte vakter i perioden.

Slik gjør dere det:

1. Åpne fraværet i Fravær.
2. Kontroller hvilke dager som har fraværstimer.
3. Åpne Operativ plan i en ny fane.
4. Legg inn vakter på den ansatte på dagene som mangler planlagt arbeid.
5. Gå tilbake til fraværet.
6. Lagre fraværet på nytt.
7. Kontroller at fraværstimene er oppdatert.

Når fraværet lagres på nytt, beregnes fraværet på nytt ut fra planlagt arbeidstid.

Dere kan også legge inn manglende dager manuelt på fraværet hvis det er behov for det.

Meldingen «Det ble ikke generert noen transaksjoner for fraværet»

Når dere registrerer eller godkjenner fravær, kan dere få meldingen:

Det ble ikke generert noen transaksjoner for fraværet

Dette betyr at systemet ikke har opprettet fraværsdager eller fraværstimer for registreringen.

Dette kan skje hvis:

• den ansatte er aktiv i Plan, men ikke har vakter i perioden
• fraværet er registrert på helg eller helligdag
• det ikke er definert at fravær skal beregnes på disse dagene

Når dere får denne meldingen, bør dere åpne fraværet og kontrollere det manuelt.

Hva gjør dere når fravær ikke har fått transaksjoner?

1. Åpne fraværet.
2. Kontroller om det mangler fraværsdager eller fraværstimer.
3. Åpne Operativ plan i en ny fane.
4. Legg inn vakter på den ansatte på dagene fraværet skal gjelde.
5. Gå tilbake til fraværet.
6. Lagre fraværet på nytt.
7. Kontroller at fraværet nå er riktig beregnet.

Dere kan også legge inn fraværsdagene manuelt direkte på fraværet.

Hvis den ansatte jobber redusert

Hvis den ansatte jobber redusert, må dere kontrollere at fraværstimene stemmer med den reduserte arbeidstiden.

Slik gjør dere det:

1. Godkjenn eller registrer fraværet.
2. Åpne fraværet.
3. Kontroller at fraværet er generert ut fra riktig arbeidsplan.
4. Endre antall timer på de aktuelle dagene hvis timene ikke stemmer.
5. Lagre fraværet.

Fraværstimene bør tilsvare arbeidstiden den ansatte faktisk skulle hatt på de aktuelle dagene.

Hvis det finnes timer på samme dag som fraværet

Hvis dere registrerer fravær på en dag der det allerede finnes timeregistreringer, får dere varsel om dette.

Dette kan for eksempel skje hvis:

• den ansatte allerede har registrert timer
• automatisk timeregistrering har opprettet timer fra arbeidsplan
• fraværet registreres i etterkant

Når dette skjer, må dere vurdere om timene skal justeres eller slettes.

Hvis både timer og fravær ligger på samme dag uten at dette er riktig, kan det gi feil grunnlag for lønn, fleksitid eller rapportering.

Viktig om ferie

Ferie beregnes ikke på samme måte som annet fravær.

Ved registrering av ferie brukes normalt ikke tid oppsatt i Plan som grunnlag. Ferie beregnes som standard med 7,5 timer per dag mandag til fredag.

På helg og helligdager blir det normalt ikke opprettet automatisk ferie. Hvis ferie skal registreres på slike dager, må dagene legges inn manuelt på fraværet.

Hvis dere må endre timetallet fra 7,5 timer, gjør dere dette ved å åpne fraværet og justere timene på de aktuelle dagene.

Vanlige spørsmål

Hvorfor blir det ikke beregnet fraværstimer?

Hvis den ansatte er aktiv i Plan, men ikke har planlagte vakter i fraværsperioden, kan systemet mangle grunnlag for å beregne fraværstimer.

Hva betyr «Det ble ikke generert noen transaksjoner for fraværet»?

Det betyr at systemet ikke har opprettet fraværsdager eller fraværstimer for fraværet. Dere bør kontrollere om den ansatte har planlagte vakter i perioden.

Hva gjør dere hvis fraværet mangler dager?

Legg inn vakter på den ansatte i Operativ plan, gå tilbake til fraværet og lagre fraværet på nytt. Dere kan også legge inn dagene manuelt på fraværet.

Hva gjør dere hvis det allerede finnes timer på dagen?

Dere må vurdere om timene skal justeres eller slettes, slik at fravær og arbeidstid ikke gir feil grunnlag.

Beregnes ferie ut fra planlagte vakter?

Nei. Ferie beregnes normalt med 7,5 timer per dag mandag til fredag, og bruker ikke planlagte vakter på samme måte som annet fravær.