Justering av flekstidssaldo/timebank

Hva brukes justering av flekstidssaldo/timebank til?

Justering av flekstidssaldo eller timebank brukes når dere skal korrigere saldoen til en ansatt.

Dette kan for eksempel være aktuelt hvis dere skal:

• Legge til timer i flekstid eller timebank
• Trekke timer fra flekstid eller timebank
• Korrigere en tidligere feil
• Gjøre en manuell justering som ikke skal beregnes automatisk fra arbeidstid

Navnet på tidskategorien som justerer saldo, kan variere fra bedrift til bedrift.

Eksempler på navn kan være:

• Justering flekstid
• Justere saldo minus
• Justere saldo pluss

To måter å justere flekstidssaldo/timebank på

Dere kan justere saldo på to måter:

1. Legge til en ekstra tidskategori på en eksisterende timeregistrering
2. Opprette en ny timeregistrering og legge til tidskategorien etterpå

Alternativ 1: Legg til tidskategori på en eksisterende registrering

Hvis det allerede finnes en timeregistrering på den aktuelle datoen, kan dere legge til tidskategorien for justering på denne registreringen.

Slik gjør dere det:

1. Gå til Timer.
2. Finn den ansatte og datoen som skal justeres.
3. Åpne den aktuelle timeregistreringen.
4. Klikk Opprett ny.
5. Velg tidskategorien som brukes til justering av flekstid eller timebank.
6. Skriv inn antall timer som skal justeres.
7. Klikk Lagre.

Legg gjerne til en kommentar, slik at det er tydelig hvorfor saldoen er justert.

Alternativ 2: Opprett en ny registrering for justeringen

Dere kan også opprette en ny timeregistrering kun for justeringen.

Dette er nyttig hvis dere ikke vil legge justeringen på en eksisterende registrering.

Slik gjør dere det:

1. Gå til Timer.
2. Opprett en ny registrering på den aktuelle ansatte.
3. Velg dato.
4. Fyll inn klokkeslett, for eksempel 00:00 - 00:00.
5. Fyll ut øvrige nødvendige felt.
6. Klikk Lagre.

Det er viktig at klokkeslettene ikke kolliderer med andre timeregistreringer på samme dag.

Derfor er 00:00 - 00:00 ofte et godt valg. Da får registreringen samme inn- og uttidspunkt, og den kolliderer vanligvis ikke med ordinær arbeidstid.

Legg til tidskategorien for justering

Når registreringen er lagret, legger dere til riktig tidskategori.

Slik gjør dere det:

1. Åpne den aktuelle timeregistreringen.
2. Klikk Opprett ny.
3. Velg tidskategorien som brukes til justering av flekstid eller timebank.
4. Skriv inn antall timer som skal legges til eller trekkes fra.
5. Klikk Lagre.

Navnet på tidskategorien varierer fra løsning til løsning. Hvis dere er usikre på hvilken tidskategori dere skal bruke, bør dere avklare dette internt med superbruker, lønn eller systemansvarlig.

Slik skriver dere inn timer ved pluss og minus

Hvordan dere skriver inn timene, avhenger av hvordan tidskategoriene er satt opp hos dere.

Hvis dere har én tidskategori for justering

Hvis dere har én felles tidskategori for justering av flekstid eller timebank, bruker dere fortegn for å styre om saldoen skal økes eller reduseres.

Eksempel:

Hvis dere skal trekke fra flekstid eller timebank, setter dere altså et minusfortegn foran tallet.

Hvis dere har én tidskategori for pluss og én for minus

Hvis dere har to tidskategorier, én for pluss og én for minus, skal dere vanligvis ikke bruke fortegn.

Da velger dere riktig tidskategori og skriver inn antall timer som et positivt tall.

Eksempel:

I dette tilfellet er det tidskategorien som bestemmer om saldoen økes eller reduseres.

Hva skjer når dere lagrer?

Når dere lagrer justeringen, oppdateres den ansattes flekstidssaldo eller timebank basert på tidskategorien og antallet timer dere har lagt inn.

Hvis tidskategorien er satt opp for pluss, økes saldoen.

Hvis tidskategorien er satt opp for minus, reduseres saldoen.

Hvis dere bruker én felles tidskategori, avgjør fortegnet om saldoen økes eller reduseres.

Hvorfor vises registreringen som tom?

Når dere lagrer en registrering med samme inn- og uttidspunkt, for eksempel 00:00 - 00:00, vises den som en tom registrering uten beregnede timer.

Dette er forventet.

Registreringen har ikke beregnede timer fordi det ikke finnes et tidsintervall som skal beregnes. Dere må derfor manuelt legge til tidskategorien som skal justere flekstidssaldoen eller timebanken.

Vanlige spørsmål

Hvordan justerer dere flekstidssaldo i Capitech Flow?

Dere justerer flekstidssaldo ved å åpne en timeregistrering i Timer og legge til en tidskategori som justerer flekstid eller timebank. Dere kan bruke en eksisterende registrering eller opprette en ny registrering.

Kan dere opprette en egen registrering for justering av timebank?

Ja. Dere kan opprette en ny timeregistrering, for eksempel med klokkeslett 00:00 - 00:00, og deretter legge til tidskategorien som justerer timebanken.

Hvorfor får registreringen 0 timer?

Hvis registreringen har samme inn- og uttidspunkt, for eksempel 00:00 - 00:00, blir det ikke beregnet timer. Dere må da legge til tidskategorien og antall timer manuelt.

Skal dere bruke minusfortegn når dere trekker fra flekstid?

Det kommer an på oppsettet deres. Hvis dere har én felles tidskategori for justering, bruker dere minusfortegn for å trekke fra timer. Hvis dere har egne tidskategorier for pluss og minus, velger dere riktig tidskategori og skriver inn timene uten fortegn.

Hva heter tidskategorien for justering av flekstid?

Navnet varierer fra bedrift til bedrift. Den kan for eksempel hete Justering flekstid, Justere saldo minus eller Justere saldo pluss.

Hva gjør dere hvis dere er usikre på hvilken tidskategori dere skal bruke?

Avklar først med superbruker, lønn eller systemansvarlig hos dere. Tidskategorier kan være satt opp ulikt fra bedrift til bedrift.