Opprettelse og vedlikehold av fraværskoder

Fraværskoder brukes til å registrere ulike typer fravær i Capitech Flow. Fraværskoden styrer hvordan fraværet behandles i søknader, rapporter, statistikker og eventuelle integrasjoner mot lønn. Dere finner fraværskoder under Admin - Fravær - Fraværskoder

Hva er en fraværskode?

En fraværskode beskriver hvilken type fravær som registreres.

Eksempler på fraværstyper kan være:

ferie
egenmelding
sykemelding
permisjon
avspasering
barns sykdom

Det er viktig å bruke riktig fraværskode. Fraværskoden kan påvirke hvordan fraværet vises i rapporter, sykefraværsstatistikk, fraværseksport og lønnseksport.

Opprette ny fraværskode

Slik oppretter dere en ny fraværskode:

Gå til Admin - Fravær - Fraværskoder.
Klikk på plussikonet oppe til venstre.
Fyll ut feltene for fraværskoden.
Kontroller oppsettet.
Klikk på Lagre.

Hvis fraværskoden skal gi lønnskonsekvens og kunne eksporteres til lønn, må den også kobles mot riktig lønnsart i oppsettet for lønnsintegrasjon.

Endre eller deaktivere en fraværskode

Slik endrer dere en fraværskode:

Gå til Admin - Fravær - Fraværskoder.
Klikk på navnet til fraværskoden.
Gjør ønskede endringer.
Klikk på Lagre.

Dere kan også deaktivere en fraværskode hvis den ikke lenger skal være tilgjengelig for bruk. Dette gjøres ved å fjerne avhukingen for Aktiv.

Slette en fraværskode

En fraværskode kan bare slettes hvis den ikke er i bruk.

Slik sletter dere en fraværskode:

Gå til Admin - Fravær - Fraværskoder.
Klikk på de tre prikkene til venstre for fraværskoden.
Klikk på søppelbøtteikonet.
Bekreft sletting.

Hvis fraværskoden allerede er brukt på registrert fravær, bør dere normalt deaktivere den i stedet for å slette den.

Felt på fraværskode

Feltene på fraværskoden defineres ut fra virksomhetens behov. Tabellen under forklarer hva de viktigste feltene betyr.

Felt	Forklaring
Fraværskode	Selve koden for fraværet. Kan bestå av både tall og bokstaver. Maks 4 tegn.
Beskrivelse	Navnet på fraværskoden. Beskrivelsen bør gjøre det tydelig hvilken type fravær koden gjelder.
Aktiv	Angir om fraværskoden kan brukes. Hvis koden settes som passiv, er den ikke tilgjengelig for bruk.
Åpen for søknader fra ansatte	Angir om ansatte kan søke om fravær med denne koden i MinCapitech.
Åpen for enkel godkjenning	Angir om leder kan godkjenne fraværssøknader med ett klikk. Bør bare brukes på fraværstyper som ikke krever nærmere kontroll.
Type	Angir hovedtype for fraværet. Gyldige verdier er Avspasering, Ferie, Fravær, Permisjon, Permittert
Lønnet av bedrift	Angir om fraværet er lønnet av virksomheten. Brukes når fravær skal ha lønnskonsekvens.
Egenmelding/Sykemelding	Angir om fraværskoden gjelder egenmelding, barns sykdom, sykemelding eller ikke sykefravær.
Plassering RTV og NHO	Angir hvordan fravær på koden plasseres i eldre statistikkoppsett.
Krever innlevering av skjema	Viser en avkryssing ved registrering av fravær, for eksempel for innlevert egenmelding eller sykemelding.
Ta hensyn til arbeidstidsavtale/periodeplan	Angir om fraværet skal beregnes ut fra arbeidstidsavtale eller operativ plan på den ansatte.
Vises arbeidsrelatert valg	Angir om det skal være mulig å merke fraværet som arbeidsrelatert.
Arbeidsrelatert påkrevd	Angir om arbeidsrelatert valg må merkes ved fraværssøknad.
Deaktiver fleksitid	Angir om fleksitid skal deaktiveres i perioden fraværet gjelder.

Lønnet av bedrift

Feltet Lønnet av bedrift brukes når fraværsregistreringer skal kunne påvirke lønn.

Dere kan velge mellom:

Ja
Nei
Delvis

Velg Ja hvis virksomheten skal betale lønn for hele fraværet.

Velg Nei hvis fraværet ikke skal lønnes av virksomheten, eller hvis betalt fravær ikke skal overføres automatisk til lønn.

Velg Delvis hvis virksomheten bare skal betale lønn for deler av fraværet. Da må dere også fylle ut hvor mange dager virksomheten skal betale for.

Hvis fraværskoden skal eksporteres til lønn, må den også kobles mot riktig lønnsart i oppsettet for lønnsintegrasjon.

Egenmelding og sykemelding

Feltet Egenmelding/Sykemelding brukes for å angi om fraværskoden skal behandles som sykefravær.

Bruk:

Ingen på fraværskoder som ikke gjelder sykefravær
Egenmelding på fraværskoder for egenmelding
Egenmelding barns sykdom på fraværskoder for barns sykdom
Sykemelding på fraværskoder for sykemelding

Dette er viktig for riktig sykefraværsstatistikk og rapportering.

Plassering RTV og NHO

Feltet Plassering RTV og NHO brukes til å angi hvilken kolonne fraværet skal vises i for disse statistikkene.

Disse statistikkene leveres ikke lenger til NHO eller Rikstrygdeverket, men er fortsatt tilgjengelige i Capitech Flow.

Velg Skoft i feltet Plassering RTV/NHO hvis fravær på denne koden skal vises som ikke legitimert fravær i sykefraværsstatistikkrapportene i Flow.

Krever innlevering av skjema

Hvis dere huker av for Krever innlevering av skjema, vises en avkryssing ved registrering av fravær.

Dette kan for eksempel brukes for å registrere at:

egenmeldingsskjema er levert
sykemelding er levert
annen dokumentasjon er levert

Ta hensyn til arbeidstidsavtale eller periodeplan

Feltet Ta hensyn til arbeidstidsavtale/periodeplan styrer om fraværskoden skal bruke arbeidstidsavtale eller periodeplan når fraværet beregnes.

Hvis dere fjerner haken i dette feltet, vil fravær på denne koden ikke beregnes ut fra arbeidstidsavtale eller periodeplan som ligger på den ansatte.

Dette kan påvirke hvor mange fraværstimer som beregnes.

Arbeidsrelatert fravær

Feltene Vises arbeidsrelatert valg og Arbeidsrelatert påkrevd brukes når dere ønsker å registrere om fraværet er arbeidsrelatert.

Hvis Vises arbeidsrelatert valg er aktivert, kan arbeidsrelatert valg vises:

for ansatte ved søknad, hvis fraværskoden er åpen for søknad
for ledere ved godkjenning
for ledere ved registrering av fravær

Hvis Arbeidsrelatert påkrevd er aktivert, må valget fylles ut før fraværet kan sendes inn eller registreres.

Deaktiver fleksitid

Feltet Deaktiver fleksitid brukes når fravær på koden ikke skal gi beregning av fleksitid i fraværsperioden.

Når fravær føres på en fraværskode med Deaktiver fleksitid, beregnes det ikke fleksitid for perioden fraværet gjelder.

Dette brukes ofte på fraværskoder der ansatte ikke skal kunne opparbeide pluss- eller minustimer mot avspaseringskontoen.

Vanlige eksempler kan være:

gradert sykemelding
svangerskapspermisjon
omsorgspermisjon
foreldrepermisjon
sykemelding innenfor og utenfor arbeidsgiverperioden

Standard oppsett er at Deaktiver fleksitid ikke er aktivert. Dere må derfor selv aktivere dette på fraværskoder der fleksitid ikke skal beregnes.

Vanlige spørsmål

Hva er en fraværskode?

En fraværskode beskriver hvilken type fravær som registreres, for eksempel ferie, egenmelding, sykemelding, permisjon eller avspasering.

Hvor oppretter dere fraværskoder?

Dere oppretter fraværskoder under Admin - Fravær - Fraværskoder.

Hvorfor er riktig fraværskode viktig?

Riktig fraværskode er viktig fordi den kan styre hvordan fraværet behandles i rapporter, statistikk, søknader, fleksitid og integrasjoner mot lønn.

Kan ansatte søke om fravær med alle fraværskoder?

Nei. Ansatte kan bare søke om fravær med fraværskoder som er åpnet for søknader fra ansatte.

Kan en fraværskode slettes?

Ja, men bare hvis fraværskoden ikke er i bruk. Hvis den er i bruk, bør den normalt deaktiveres i stedet.

Hva betyr Lønnet av bedrift?

Lønnet av bedrift angir om virksomheten skal betale lønn for fravær som registreres på fraværskoden.

Hva betyr Deaktiver fleksitid?

Deaktiver fleksitid betyr at det ikke beregnes fleksitid i perioden fraværet gjelder.