Sykefraværsstatistikk - beregning og innhold

Hva viser sykefraværsstatistikken?

Sykefraværsstatistikken gir oversikt over sykefravær i virksomheten.

Rapportene kan blant annet vise:

• sykefraværsprosent
• egenmeldt fravær
• sykemeldt fravær
• varighet på sykefravær
• fraværstid
• arbeidet tid
• totalt sykefravær

Rapportene brukes ofte av ledere, HR, lønn og superbrukere som trenger oversikt over sykefravær i Capitech Flow.

Hvor finner dere rapportene?

Dere finner sykefraværsrapportene i Capitech Flow.

Slik gjør dere det:

1. Gå til Rapporter.
2. Velg kategorien Fravær.
3. Velg ønsket rapport for sykefraværsstatistikk.

Hvilke sykefraværsrapporter finnes?

De tre første rapportene er som standard publisert og tilgjengelige for brukere med rollen Flow Admin.

Rapporten Sykefraværsstatistikk pr. ansatt er også inkludert, men er ikke publisert som standard.

Hvem har tilgang til sykefraværsrapportene?

For å se sykefraværsrapportene må brukeren ha rollen Flow Admin.

Hvordan beregnes sykefraværsprosent?

Sykefravær i prosent beregnes slik:

Sykefravær % = sum sykefravær i perioden / avtalte dagsverk × 100

Sykefravær inkluderer både:

• egenmeldt sykefravær
• sykemeldt fravær

Hva betyr avtalte dagsverk?

Avtalte dagsverk er grunnlaget rapporten bruker for å beregne sykefravær i prosent.

Avtalte dagsverk beregnes som:

arbeidet tid + alt fravær, unntatt ferie og permittering

Ferie og permittering holdes utenfor rapporten.

Hva betyr faktiske utførte dagsverk?

Faktiske utførte dagsverk er den registrerte arbeidstiden omregnet til dagsverk.

Dette beregnes slik:

sum arbeidet tid / standard arbeidstid per dag

Standard arbeidstid per dag hentes fra Klientinnstillinger Fravær. Dette er ofte 7,5 timer per dag.

Arbeidet tid inkluderer tidkategorier av typen ordinær. Overtid, tillegg og lignende inngår ikke som ordinær arbeidstid.

Hva inngår i egenmeldt fravær?

Egenmeldt fravær viser:

• antall egenmeldingstilfeller i perioden
• sum egenmeldt fravær omregnet til dagsverk

Rapporten inkluderer fraværskoder som er definert som Egenmelding.

Hva inngår i sykemeldt fravær?

Sykemeldt fravær viser:

• antall sykemeldingstilfeller i perioden
• sum sykemeldt fravær omregnet til dagsverk

Rapporten inkluderer fraværskoder som er definert som Sykemelding.

Hvordan grupperes sykefravær etter lengde?

Sykefravær grupperes etter samlet lengde på tilhørende sykemeldinger.

Hva betyr tilhørende sykemeldinger?

Tilhørende sykemeldinger betyr sykemeldinger som systemet knytter sammen fordi det ikke har gått en ny arbeidsgiverperiode mellom dem.

Sykemeldinger knyttes automatisk sammen hvis det ikke er mer enn 16 kalenderdager mellom dem.

Eksempel:

En ansatt har sykemelding fra 01.10 til 15.10 og ny sykemelding fra 18.10 til 22.10.

Disse beregnes som ett sykefravær i kategorien Over 16 dager, selv om hver sykemelding hver for seg er under 16 dager.

Hva inngår i annet fravær?

Annet fravær er fravær som ikke er egenmelding eller sykemelding.

Dette kan for eksempel være:

• barns sykdom
• permisjon
• ikke legitimert fravær

Ferie og permittering inngår ikke i annet fravær. Ferie og permittering holdes utenfor rapporten i sin helhet.

Fungerer rapporten for deltidsansatte og tilkallingsvikarer?

Ja. Rapporteringen fungerer også for ansatte som jobber deltid, på tilkalling eller med varierende arbeidstid.

Årsaken er at rapporten baseres på faktisk registrert arbeidstid og faktisk registrert fravær.

Det er derfor ikke nødvendig at stillingsprosent, startdato eller sluttdato alene gir grunnlaget for beregningen.

Det er likevel en viktig forutsetning at all avtalt arbeidstid blir registrert, enten som:

• arbeidstid
• fravær

Hvis arbeidstid eller fravær mangler, kan grunnlaget for sykefraværsstatistikken bli feil.

Hvorfor kan sykefraværsprosenten være ulik i rapport pr. avdeling og pr. ansatt?

Sykefraværsprosenten kan bli ulik hvis en ansatt har registrert arbeidstid eller fravær på flere avdelinger i samme periode.

Dette er ikke nødvendigvis en feil. Det skyldes at rapportene fordeler grunnlaget ulikt.

Hva bør dere kontrollere hvis tallene ikke ser riktige ut?

Hvis sykefraværsprosenten ikke ser riktig ut, bør dere kontrollere:

• at riktig rapport er valgt
• at riktig periode er valgt
• at egenmelding og sykemelding er registrert med riktig fraværstype
• at arbeidstid er registrert på riktig ansatt
• at arbeidstid og fravær er registrert på riktig avdeling
• at ansatte og avdelinger er riktig filtrert
• at innstillingen Vanlig antall timer pr. dag er riktig under Klientinnstillinger - Fravær

Vanlige spørsmål

Hvor finner dere sykefraværsstatistikk i Capitech Flow?

Dere finner sykefraværsstatistikk under Rapporter > Fravær i Capitech Flow.

Hvilke rapporter viser sykefravær i prosent?

Rapportene Sykefraværsstatistikk pr. avdeling og Sykefraværsstatistikk pr. kjønn viser sykefravær i prosent.

Hvordan beregnes sykefravær i prosent?

Sykefravær i prosent beregnes som sum egenmeldt og sykemeldt fravær i perioden delt på avtalte dagsverk, multiplisert med 100.

Hva er avtalte dagsverk?

Avtalte dagsverk er summen av arbeidet tid og alt fravær, unntatt ferie og permittering.

Teller ferie med i sykefraværsstatistikken?

Nei. Ferie holdes utenfor rapporten i sin helhet.

Teller overtid med i sykefraværsprosenten?

Nei. Overtid tas ikke med i grunnlaget for sykefraværsprosent.

Hvem kan se sykefraværsrapportene?

Brukeren må ha rollen Flow Admin for å se sykefraværsrapportene.

Fungerer sykefraværsstatistikken for deltidsansatte?

Ja. Rapporten fungerer for deltidsansatte fordi den baseres på faktisk registrert arbeidstid og fravær.