Bytte lønnssystem og lønnseksport i Capitech

Hvis dere skal bytte lønnssystem, må dere vanligvis gå gjennom tidskategorier, lønnsarter og Integrering lønn i Capitech. Hvis dere også må endre lønnseksporten, for eksempel filformat, kolonner eller innhold, trenger dere konsulentbistand. Selv om dere kan gjøre mye av oppsettet selv, anbefaler vi at dere sender inn en supportsak og avklarer endringene med oss før dere tar dem i bruk.

Hva gjelder dette?

Denne artikkelen gjelder for dere som skal bytte lønnssystem, eller vurderer å bytte lønnssystem, og bruker Capitech til tidsregistrering, fravær eller lønnsgrunnlag.

Når dere bytter lønnssystem, må dere kontrollere hvordan registreringer i Capitech overføres til lønn. Det gjelder både hvilke data som skal overføres, hvilke lønnsarter som brukes, og hvordan oppsettet er koblet sammen.

Hva må dere gå gjennom når dere bytter lønnssystem?

Når dere bytter lønnssystem, bør dere gå gjennom disse tre områdene i Capitech:

Tidskategorier
Lønnsarter
Integrering lønn

Disse områdene henger sammen. Hvis en tidskategori skal eksporteres til lønn, må den være koblet til riktig lønnsart.

Tidskategorier

Tidskategorier styrer hvilke typer timer, tillegg og overtid som finnes i løsningen.

Dere finner dem under:
Admin > Tid > Tidskategorier

Når dere bytter lønnssystem, bør dere kontrollere:

hvilke tidskategorier som fortsatt skal brukes
hvilke tidskategorier som skal eksporteres til lønn
hvilke tidskategorier som skal være lønnet
om noen tidskategorier må opprettes eller endres
om beregningsregler må justeres hvis kategoriene beregnes automatisk

Hvis en tidskategori ikke lenger skal brukes, er det ofte best å deaktivere den i stedet for å slette den. Da beholder dere historikken.

Lønnsarter

Lønnsarter er verdiene som brukes når timer, tillegg, overtid eller fravær skal overføres til lønnssystemet.

Dere finner dem under:
Admin > Dimensjoner > Lønnsarter

Når dere bytter lønnssystem, må dere ofte:

opprette nye lønnsarter
oppdatere eksisterende lønnsarter
kontrollere at lønnsartene samsvarer med det nye lønnssystemet

Hvis det nye lønnssystemet bruker andre lønnsarter enn det gamle, må dette være på plass før dere tar i bruk ny lønnseksport eller ny lønnsintegrasjon.

Integrering lønn

Integrering lønn styrer hvilke tidskategorier og fraværstyper som eksporteres til hvilke lønnsarter.

Dere finner dette under:
Admin > Integrasjoner > Integrering lønn

Her må dere kontrollere:

hvilke tidskategorier som skal eksporteres
hvilke lønnsarter de skal kobles mot
om fravær skal eksporteres på nye lønnsarter
om det finnes unntak for avdeling, prosjekt eller andre dimensjoner
om sortering og prioritering fortsatt er riktig

Dette er et viktig kontrollpunkt når dere bytter lønnssystem, fordi det er her koblingen mellom registreringene i Capitech og lønnsartene i lønnssystemet settes opp.

Hva kan dere gjøre selv?

Dere kan vanligvis selv:

gå gjennom tidskategorier
opprette eller oppdatere lønnsarter
endre koblinger i Integrering lønn

Dette gjelder særlig hvis dere skal bruke samme eksportprinsipp som før, og bare trenger å tilpasse hvilke lønnsarter som brukes.

Viktig: send inn supportsak selv om dere gjør endringene selv

Selv om dere kan gjøre mye av oppsettet selv, anbefaler vi at dere sender inn en supportsak og avklarer endringene med oss før dere tar dem i bruk.

Bytte av lønnssystem påvirker en sentral prosess. Små misforståelser i oppsett av tidskategorier, lønnsarter eller koblinger kan få konsekvenser for hva som faktisk overføres til lønn. Derfor anbefaler vi at dere involverer oss tidlig, slik at oppsettet kan kvalitetssikres før første lønnskjøring.

Når trenger dere konsulentbistand?

Dere trenger konsulentbistand hvis dere må endre selve lønnseksporten.

Det gjelder typisk hvis dere:

må bruke et nytt eksportformat
trenger å endre oppsettet på eksportfilen
vil endre hvilke felt som skal være med
vil endre rekkefølgen på kolonner
vil bytte om på kolonner
trenger annet innhold i eksporten enn i dag

Formatene for lønnseksport ligger i databasen, og dette oppsettet kan bare endres av kvalifiserte konsulenter.

Hvorfor krever endring av lønnseksport bistand?

Ved bytte av lønnssystem er det ofte ikke nok å endre bare lønnsarter og koblinger.

Det nye lønnssystemet kan ha andre krav til:

filformat
felter
kolonner
rekkefølge
innhold
importoppsett

For å redusere risiko og sikre korrekt lønnsgrunnlag, må slike endringer håndteres og kvalitetssikres av kvalifiserte konsulenter.

Anbefalt fremgangsmåte ved bytte av lønnssystem

Vi anbefaler at dere gjør dette i denne rekkefølgen:

Avklar hvilke lønnsarter det nye lønnssystemet skal bruke
Gå gjennom hvilke tidskategorier som skal overføres til lønn
Opprett eller oppdater nødvendige lønnsarter
Oppdater koblingene i Integrering lønn
Send inn en supportsak og avklar oppsettet med oss
Vurder om lønnseksporten må endres
Bestill konsulentbistand hvis eksportformat, kolonner eller innhold må justeres
Test eksporten før første ordinære lønnskjøring

Hva er viktig å være klar over?

Et bytte av lønnssystem handler ikke bare om å opprette nye lønnsarter.

Dere må også kontrollere at:

riktige tidskategorier er lønnet
riktige fraværstyper blir med i eksporten
riktige koblinger er satt opp i Integrering lønn
lønnseksporten har riktig format for det nye lønnssystemet

Vanlige spørsmål

Hva må dere endre i Capitech når dere bytter lønnssystem?

Dere må vanligvis gå gjennom tidskategorier, lønnsarter og Integrering lønn. Dere må også vurdere om lønnseksporten må endres.

Kan dere bytte lønnssystem uten konsulentbistand?

Ja, hvis dere bare skal oppdatere tidskategorier, lønnsarter og koblinger. Hvis eksportformatet må endres, trenger dere konsulentbistand.

Bør dere kontakte oss selv om dere gjør endringene selv?

Ja. Vi anbefaler at dere sender inn en supportsak og avklarer endringene med oss før dere tar dem i bruk. Det reduserer risikoen for misforståelser og feil i lønnsgrunnlaget.

Må dere opprette nye lønnsarter når dere bytter lønnssystem?

Ofte ja. Det avhenger av hvilke lønnsarter det nye lønnssystemet bruker.

Må dere endre tidskategorier når dere bytter lønnssystem?

Ikke alltid, men dere bør kontrollere hvilke tidskategorier som skal være lønnet og hvilke som skal eksporteres til lønn.

Hvor endrer dere koblingen mellom tidskategori og lønnsart?

Det gjør dere under Admin > Integrasjoner > Integrering lønn.

Hva gjør dere hvis dere trenger nytt eksportformat til lønn?

Da må dere bestille konsulentbistand. Dette gjelder også hvis dere ønsker å endre kolonner, felt eller innhold i eksporten.

Kan dere slette gamle tidskategorier og lønnsarter?

Bare hvis de ikke er i bruk. For tidskategorier er det ofte bedre å deaktivere dem for å beholde historikk.

Hvor tar dere kontakt hvis dere vil avklare oppsettet?

Send inn en supportsak enten direkte i supportportalen eller via support@capitech.no, så kan vi hjelpe dere med å kvalitetssikre oppsettet.