Ansattgrupper
Hvor finner dere ansattgrupper?
Dere finner ansattgrupper her:
Admin - Ansatt - Ansattgrupper
Her kan dere opprette nye ansattgrupper, endre eksisterende grupper og legge til eller fjerne ansatte fra en gruppe.
Hva brukes ansattgrupper til?
Ansattgrupper kan brukes til flere ulike formål i Capitech Flow.
De brukes ofte til å styre:
- beregningsregler for timer og fravær
- personalkostnader
- hvilke valg ansatte ser i Min Capitech
- om tilkallingsvikarer skal tas med i kontroll av manglende oppmøte
- hvilken normal arbeidstid som skal brukes ved fraværsberegning
En ansatt kan være medlem av flere ansattgrupper, avhengig av hvordan virksomheten bruker ansattgrupper.
Opprette ny ansattgruppe
Slik oppretter dere en ny ansattgruppe:
- Gå til Admin - Ansatt - Ansattgrupper
- Klikk på pluss-ikonet oppe til venstre
- Legg inn ønsket nummer
- Legg inn navn på ansattgruppen
- Kryss av for hva ansattgruppen skal brukes til
- Klikk Lagre
Valg på ansattgruppen
Når dere oppretter eller endrer en ansattgruppe, kan dere velge hva gruppen skal brukes til.
Valg | Beskrivelse |
|---|---|
Aktiv i Beregningsregler | Brukes når ansattgruppen skal knyttes til beregningsregler for timer eller fravær. |
Aktiv i kostnader | Brukes når det skal kunne opprettes satser på ansattgruppen for beregning av personalkostnader. |
Aktiv i Min Capitech filter | Brukes når ansattgruppen skal styre hvilke dimensjoner ansatte får velge i Min Capitech. |
Tilkalling | Brukes for ansatte som jobber på tilkalling, for eksempel studenter, vikarer eller ringehjelper. Ansatte i gruppen tas da ikke med i kontroll av manglende oppmøte. |
Ansattgrupper og beregningsregler
Ansattgrupper er ofte knyttet til beregningsregler.
Beregningsregler styrer hvordan timer, fravær eller tillegg beregnes for ansatte. Hvis en ny ansattgruppe skal ha egne regler for beregning, må ansattgruppen vanligvis knyttes til en beregningsregel.
For å bruke ansattgruppen i beregningsregler må dere krysse av for Aktiv i Beregningsregler.
Hvis dere trenger å opprette eller endre beregningsregler knyttet til en ansattgruppe, kan dere kontakte support@capitech.no
Endre ansattgruppe eller medlemmer
For å endre en ansattgruppe:
- Gå til Admin - Ansatt - Ansattgrupper
- Klikk på navnet til ansattgruppen
- Gjør ønskede endringer
- Legg til eller fjern ansatte ved behov
- Klikk Lagre
Her kan dere også se hvilke ansatte som er medlem av gruppen.
Slette ansattgrupper
En ansattgruppe kan bare slettes hvis:
- den ikke har medlemmer
- den ikke er i bruk
Slik sletter dere en ansattgruppe:
- Gå til Admin - Ansatt - Ansattgrupper
- Finn ansattgruppen
- Klikk på de tre prikkene til venstre
- Klikk på søppelbøtte-ikonet
- Bekreft sletting
Hvis ansattgruppen er i bruk, må den fjernes fra bruk før den kan slettes.
Klokkeslett og timer på ansattgruppe
Hvis ansatte i en ansattgruppe har annen normal arbeidstid enn det som er satt i klientinnstillingene, kan dere legge inn egne klokkeslett og timer på ansattgruppen.
Dette kan brukes som unntak ved registrering og beregning av fravær.
Dere kan legge inn:
- fra-klokkeslett
- til-klokkeslett
- antall timer
Dette brukes bare hvis feltene er fylt ut.
Viktig:
Hvis Plan-modulen er i bruk, og den ansatte er aktiv i Plan, hentes klokkeslett og timer for fravær fra planlagt arbeidstid. Da brukes planlagt arbeidstid foran klokkeslett og timer på ansattgruppen.
Min Capitech-filter på ansattgruppe
Hvis Aktiv i Min Capitech filter er aktivert på ansattgruppen, kan dere styre hvilke valg ansatte i gruppen får se i Min Capitech.
Klikk på Filter for å legge inn hvilke valg ansatte skal ha tilgang til.
Min Capitech-filter kan brukes for disse dimensjonene:
- avdeling
- prosjekt
- ordre
- fridimensjon 1
- fridimensjon 2
- manuelle tillegg
- vakt
- fraværskode
Navnene på fridimensjon 1 og fridimensjon 2 kan variere mellom virksomheter. De kan for eksempel hete Type eller Tillegg.
Filter per dimensjon
Hver dimensjon har sin egen fane i filteret.
Slik legger dere til valg:
- Åpne ansattgruppen
- Klikk på Filter
- Velg riktig fane, for eksempel Prosjekt
- Klikk på pluss-ikonet
- Legg til ønskede valg
- Klikk Lagre
På hver fane ser dere hvor mange valg som er lagt inn i filteret.
Hva ser ansatte i Min Capitech?
Ansatte som er medlem i en ansattgruppe med aktivert Min Capitech-filter, ser som hovedregel bare de valgene som ligger i filteret.
Eksempel:
Hvis det finnes mange aktive prosjekter i virksomheten, men bare to prosjekter er lagt inn i filteret, vil den ansatte bare kunne velge disse to prosjektene i Min Capitech.
Hvis et filter ikke har noen verdier, vises som standard alle verdier for den aktuelle dimensjonen.
Foreslåtte valg fra planlagt vakt
Hvis en ansatt får foreslått et valg fra en planlagt vakt, kan valget fortsatt vises i Min Capitech selv om det ikke ligger i filteret.
Eksempel:
Leder har planlagt en vakt på et prosjekt, men prosjektet er ikke lagt inn i filteret på ansattgruppen. Da kan Min Capitech likevel foreslå prosjektet og la den ansatte registrere timer på dette prosjektet for den aktuelle vakten.
På andre registreringer eller dager vil den ansatte bare kunne velge verdier som ligger i filteret.
Dette gjør at arbeidsflyten fungerer selv om et filter ikke er helt oppdatert.
Vanlige spørsmål
Hva brukes ansattgrupper til?
Ansattgrupper brukes blant annet til beregningsregler, kostnader, Min Capitech-filter, fraværsberegning og kontroll av manglende oppmøte.
Kan en ansatt være med i flere ansattgrupper?
Ja. En ansatt kan være medlem av flere ansattgrupper.
Hvordan oppretter dere beregningsregler for en ny ansattgruppe?
Hvis dere trenger nye eller endrede beregningsregler knyttet til en ansattgruppe, kan dere kontakte support@capitech.no.
Hva er Min Capitech-filter?
Min Capitech-filter styrer hvilke valg ansatte får se i Min Capitech, for eksempel hvilke avdelinger, prosjekter, ordre eller fraværskoder de kan velge.
Kan en ansatt se et prosjekt som ikke ligger i filteret?
Ja, hvis prosjektet er foreslått fra en planlagt vakt, kan den ansatte få bruke prosjektet på den aktuelle vakten selv om prosjektet ikke ligger i filteret.