Klientinnstillinger - Fravær

Du finner fanen her:

Admin → Klientinnstillinger → Fravær

Normal arbeidstid

Under Normal arbeidstid angir dere starttid, sluttid og vanlig antall timer per dag.

Dette brukes ved registrering av fravær for å foreslå riktig klokkeslett og riktig antall fraværstimer per dag.

Antall egenmeldinger før varsel

Antall egenmeldinger før varsel styrer når leder får varsel om egenmeldinger.

Varsel gis når det registreres angitt antall egenmeldinger i løpet av 12 måneder.

Eksempel: Hvis antallet er satt til 3, får leder varsel ved den tredje egenmeldingen.

Antall omsorgsdager sykt barn før varsel

Denne innstillingen styrer varsel for fraværstypen sykt barn, også kalt omsorgsdager.

Dere kan bruke automatisk eller manuell beregning.

Automatisk beregning av omsorgsdager

Ved automatisk beregning beregner systemet antall omsorgsdager ved barns sykdom basert på registrerte barn på den ansatte.

Barn kan legges inn av leder i ansattregisteret i Capitech Flow. For en mer effektiv arbeidsflyt anbefales det å la ansatte registrere barn selv i Min Capitech, hvis dere ønsker å bruke denne funksjonen.

Manuell beregning av omsorgsdager

Ved manuell beregning får leder varsel når angitt antall dager med barns sykdom er registrert i løpet av kalenderåret.

Eksempel: Hvis antallet er satt til 10, får leder varsel på den tiende dagen med barns sykdom.

Hvis en ansatt har krav på flere enn standard antall omsorgsdager, må dette angis manuelt på den ansatte i ansattregisteret.

Feriedager som kan overføres til nytt år

Denne innstillingen brukes ved overføring av ferie.

Leder får varsel hvis antall feriedager som overføres til nytt år, overskrider angitt grense.

Les mer om overføring av ferie i egen artikkel: Registrere og korrigere feriedager.

Antall feriedager

Antall feriedager brukes som forslag når dere oppretter feriedager for nytt ferieår.

Forslaget kan overstyres før lagring ved behov.

Pauseoppsett

Under Pauseoppsett kan dere angi hvilket pauseoppsett som skal brukes ved registrering av fravær.

Hvis pauseoppsett brukes, bør Vanlig antall timer per dag angis som bruttotid før pause.

Eksempel:

• Start: 08:00
• Slutt: 16:00
• Timer per dag: 8

Hvis pauseoppsett ikke brukes, er det vanlig å angi arbeidstid etter fratrekk for pause.

Eksempel:

• Start: 08:00
• Slutt: 16:00
• Timer per dag: 7,5

Tidskategori

Under Tidskategori angir dere hvilken tidskategori som skal brukes for fravær.

Tidskategorien brukes blant annet for å beregne og kategorisere fravær i systemet.

Beregne fravær

Under Beregne fravær velger dere hvilke dager det som standard skal beregnes fravær på.

Dette kan for eksempel være:

• normale arbeidsdager, mandag til fredag
• helligdager
• andre aktuelle dagtyper

Ferieberegning hverdager

Ferieberegning hverdager styrer hvordan feriedager trekkes når ansatte registrerer ferie.

Når innstillingen er aktivert, beregnes trekk av feriedager fem dager per uke, mandag til fredag. Dette gjelder uavhengig av hvor mange dager den ansatte har avtalt arbeidstid den aktuelle uken.

Dette er vanlig og hensiktsmessig fordi fire uker ferie da trekker 20 feriedager, uavhengig av om den ansatte jobber heltid eller deltid.

På fraværet vises dette per dag i kolonnen Feriedag, med verdien Ja eller Nei. Verdien kan overstyres ved behov.

Hvis innstillingen ikke er aktivert, trekkes feriedager bare på dager der den ansatte har avtalt arbeidstid eller fraværstransaksjon.

Eksempel: Hvis en ansatt jobber to dager per uke og registrerer fire uker ferie, trekkes det 8 feriedager.

Ledere

Under Ledere kan dere styre om ledere skal kunne registrere og godkjenne eget fravær.

Innstillingen Tillat ledere å registrere fravær styrer om ledere i Capitech Flow kan registrere sitt eget fravær og godkjenne egne fraværskoder.

Innstillingen er bare tilgjengelig hvis det finnes kobling mellom leder og ansatt gjennom én av disse løsningene:

• Simployer-pålogging
• Microsoft Entra ID / Azure-pålogging
• ledere er koblet til ansatte via ansattkobling i Flow under Admin - Sikkerhet - Brukere

Dimensjoner

Under Dimensjoner angir dere hvilke dimensjoner som skal brukes ved registrering av fravær.

Dere kan angi dimensjoner for:

• Capitech Flow, når ledere registrerer fravær
• Min Capitech, når ansatte søker om fravær

Dere kan også angi hvilke dimensjoner som skal være påkrevd.

Avdeling er en fast dimensjon. Den kan ikke slås av og er alltid påkrevd.

Hvis for eksempel prosjekt er aktivert og satt som påkrevd, må prosjekt fylles ut før fraværet kan lagres.

Viktig å vite om påkrevde dimensjoner

Hvis dere setter en dimensjon som påkrevd, kan ikke fraværet lagres før dimensjonen er fylt ut.

Før dere gjør en dimensjon påkrevd, bør dere kontrollere at alle ansatte og ledere har minst ett gyldig valg som kan brukes.

Viktig å vite

Innstillingene i fanen Fravær kan påvirke hvordan fravær beregnes, vises, varsles og registreres i både Capitech Flow og Min Capitech.

Dere bør derfor være sikre på hva en innstilling gjør før den endres.

Vanlige spørsmål

Hva brukes fanen Fravær til?

Fanen Fravær brukes til grunninnstillinger for fraværsmodulen, blant annet normal arbeidstid, ferie, egenmelding, sykt barn, tidskategori og dimensjoner.

Hva betyr normal arbeidstid i fraværsinnstillinger?

Normal arbeidstid brukes til å foreslå klokkeslett og antall timer per dag når fravær registreres.

Når får leder varsel om oppbrukte egenmeldingsdager?

Leder får varsel når antall egenmeldinger innenfor 12 måneder når grensen som er satt i klientinnstillingene.

Hva skjer hvis en dimensjon er påkrevd?

Hvis en dimensjon er påkrevd, må den fylles ut før fraværet kan lagres.

Kan ansatte registrere barn selv i Min Capitech?

Ja, hvis dere tillater det. Dette kan gi en mer effektiv flyt ved beregning av omsorgsdager for sykt barn.

Hva gjør ferieberegning hverdager?

Ferieberegning hverdager gjør at ferie normalt trekkes mandag til fredag, slik at for eksempel fire uker ferie trekker 20 feriedager.