Godkjenne eller avslå fraværssøknader
Hva er en fraværssøknad?
En fraværssøknad er fravær som en ansatt har sendt inn for godkjenning.
Dette kan for eksempel være søknad om ferie, permisjon eller annet fravær, avhengig av hvilke fraværskoder virksomheten deres bruker.
Når søknaden er sendt inn, må den godkjennes eller avslås av en leder, superbruker eller annen person med tilgang til å behandle fravær.
Hvor ser dere nye fraværssøknader?
På Dashbord kan dere se om det finnes fraværssøknader som ikke er behandlet.
Antallet vises under Fraværssøknader.
Trykk på Fraværssøknader på Dashbord for åpne fraværshåndteringen.
Fraværssøknader vil også alltid ligge øverst i visningen under fanen Fravær i Flow.
Hva ser dere i oversikten?
I fraværshåndteringen får dere oversikt over innsendte fraværssøknader.
Oversikten viser blant annet:
- hvem som har sendt inn søknaden
- hvilket tidsrom søknaden gjelder
- avdeling
- type fravær
- når søknaden ble registrert.
Dette gjør det enklere å vurdere og behandle søknadene.
Slik behandler dere en fraværssøknad
- Finn søknaden dere vil behandle.
- Klikk på søknaden for å se mer informasjon
- Vurder søknaden.
- Velg Avslå, Godkjenn eller Åpne og godkjenn.
Hva ser dere når dere åpner en søknad?
Når dere åpner en fraværssøknad, kan dere se mer informasjon før dere behandler den.
Dere kan blant annet se:
- detaljer om søknaden
- kommentar fra den ansatte
- saldoer, for eksempel ferie og flekstid
- oversikt over egenmeldinger
- oversikt over barns sykdom
Dere kan også skrive en melding som sendes til den ansatte sammen med behandlingen av søknaden.
Hva betyr Avslå, Godkjenn og Åpne og godkjenn?
Avslå
Velg Avslå hvis fraværssøknaden ikke skal godkjennes.
Dere kan skrive en melding til den ansatte før dere avslår søknaden.
Godkjenn
Velg Godkjenn hvis søknaden skal godkjennes uten at dere trenger å åpne og endre fraværet først.
Når dere godkjenenr søknaden, opprettes fraværet automatisk. Dere får deretter en kort oppsummering av fraværet som er opprettet.
Åpne og godkjenn
Velg Åpne og godkjenn hvis dere vil kontrollere eller endre opplysningene før fraværet lagres.
Da åpnes et ferdig utfylt fraværsskjema. Dere kan gjøre nødvendige endringer før dere trykker Godkjenn.
Når dere godkjenner, opprettes fraværet på den ansatte.
Når kan dere bruke enkel godkjenning?
Enkel godkjenning betyr at dere kan godkjenne en fraværssøknad direkte fra oversikten, uten å åpne søknaden først.
Administratorer i virksomheten kan definere per fraværskode om enkel godkjenning skal være tilgjengelig. Dette gjøres under Admin - Fravær - Fraværskoder.
Hvis enkel godkjenning ikke er tilgjengelig for en fraværskode, må dere åpne søknaden før den kan godkjennes.
Vanlige spørsmål
Må alt fravær godkjennes?
Nei. Det er bare fravær som ansatte har sendt inn som søknad, som må godkjennes. Fravær som registreres direkte av leder, trenger ikke godkjenning.
Hvor finner dere fraværssøknader som venter på behandling?
Dere finner dem på Dashbord under Fraværssøknader, eller under modulen Fravær øverst i visningen.
Hva skjer når dere godkjenner en fraværssøknad?
Når dere godkjenner en fraværssøknad, blir fraværet opprettet på den ansatte.
Den ansatte vil få en notifikasjon om at fraværet er godkjent i Min Capitech.
Hva er forskjellen på Godkjenn og Åpne og godkjenn?
Godkjenn godkjenner søknaden direkte. Åpne og godkjenn åpner fraværet først, slik at dere kan kontrollere eller endre opplysningene før dere lagrer.
Kan dere sende en melding til den ansatte?
Ja. Dere kan skrive en melding som sendes til den ansatte når dere behandler søknaden.