Plan i Capitech Flow

Hva er Plan i Capitech Flow?

I menyen Plan i Capitech Flow kan dere jobbe med planlagt arbeid.

Plan er delt opp i to områder:

Hvorfor er operativ plan viktig?

Operativ plan er viktig fordi planlagte vakter kan påvirke flere deler av Capitech Flow.

Planlagt arbeid i operativ plan kan påvirke:

• beregning av fravær
• forslag til arbeidstid ved manuell timeregistrering
• automatisk timeregistrering fra plan
• oversikt over hvem som skulle vært på jobb
• kontroll av manglende timer eller manglende fravær

Hvis operativ plan ikke er oppdatert, kan dere få feil i både timer og fravær.

Dette bør dere gjøre daglig

For å sikre riktig grunnlag for timer, fravær og bemanning bør dere følge opp operativ plan jevnlig.

Dere bør daglig:

1. Oppdatere operativ plan med kjente endringer
   Legg inn endringer dere vet om før den ansatte kommer på jobb, før fravær registreres eller før automatisk timeregistrering kjøres.
2. Sjekke om alle har kommet på jobb
   Bruk planen til å se hvem som skulle vært på jobb, og om det mangler ansatte.
3. Vurdere behov for vikar
   Hvis ansatte er fraværende, kan dere bruke planen til å se hvor det trengs bemanning.
4. Kontrollere at ansatte har plan fremover
   Sørg for at ansatte har planlagte vakter langt nok frem i tid, spesielt hvis fravær beregnes ut fra operativ plan.

Hva skjer hvis operativ plan ikke vedlikeholdes?

Hvis operativ plan ikke oppdateres, kan det føre til feil og mer manuelt arbeid.

Vanlige konsekvenser er:

• ansatte får feil beregnede timer
• fravær beregnes feil
• fravær mangler fordi det ikke finnes planlagt arbeidstid
• automatisk timeregistrering fra plan blir feil eller mangelfull
• leder må korrigere timer og fravær i etterkant
• det blir vanskeligere å se hvem som skulle vært på jobb

Dette er spesielt viktig hvis dere bruker planlagt arbeid som grunnlag for fraværsberegning eller automatisk timeregistrering.

Når bør dere endre operativ plan direkte?

Dere bør vanligvis endre operativ plan direkte når endringen er kortvarig.

Dette kan for eksempel være hvis en ansatt midlertidig skal:

• jobbe på en annen avdeling
• jobbe på et annet prosjekt
• jobbe en annen vakt
• dekke en vakt i én eller noen få uker

Ved kortsiktige endringer er det normalt mest effektivt å endre vaktene direkte i operativ plan. Da trenger dere vanligvis ikke å endre grunnplan og rulle den ut på nytt.

Når bør dere bruke grunnplan?

Dere bør vurdere å bruke eller oppdatere grunnplan når endringen varer lenge eller er permanent.

Dette kan for eksempel gjelde når:

• en ansatt får ny fast arbeidstid
• en ansatt bytter avdeling fast
• en ansatt går inn i en ny rotasjon
• en ansatt slutter
• en ny ansatt skal inn i rotasjon
• dere gjør større endringer i turnus eller bemanning

Ved større eller permanente endringer kan grunnplan spare tid, fordi dere slipper å endre mange vakter manuelt i operativ plan.

Hvor langt frem i tid bør dere planlegge?

Dere bør planlegge så langt frem i tid som dere har praktisk mulighet til.

Hvor langt frem dere bør planlegge, avhenger blant annet av:

• hvor ofte turnusen endres
• hvor ofte ansatte bytter vakter
• hvor mange endringer dere gjør i operativ plan
• om fravær beregnes ut fra operativ plan
• om dere bruker automatisk timeregistrering fra plan

Hvis fravær beregnes fra operativ plan, må den ansatte ha planlagt vakt på dagene fraværet gjelder. Hvis det ikke ligger arbeidstid i planen, kan fraværet bli feil eller mangle fraværstimer.

Anbefalt arbeidsflyt

En god arbeidsflyt er:

1. Bruk grunnplan for faste rotasjoner og større planoppsett.
2. Rull grunnplan ut til operativ plan.
3. Følg opp operativ plan jevnlig.
4. Gjør kortsiktige endringer direkte i operativ plan.
5. Bruk grunnplan på nytt ved større eller permanente endringer.
6. Kontroller at planen dekker perioden dere trenger for timer, fravær og bemanning.

Vanlige spørsmål

Hva er forskjellen på grunnplan og operativ plan?

Grunnplan er en mal eller rotasjon som kan rulles ut. Operativ plan er den faktiske planen i kalenderen, der dere ser planlagt arbeid for ansatte.

Hvorfor må operativ plan oppdateres?

Operativ plan bør oppdateres fordi den kan påvirke timesberegning, fravær, automatisk timeregistrering og oversikt over hvem som skulle vært på jobb.

Hva skjer hvis en ansatt ikke har vakt i operativ plan?

Hvis den ansatte mangler planlagt vakt, kan fravær og timer bli feil. Hvis fravær beregnes fra operativ plan, kan manglende vakt føre til at fraværstimer ikke beregnes.

Når bør dere endre operativ plan direkte?

Dere bør endre operativ plan direkte ved kortsiktige endringer, for eksempel midlertidig avdeling, prosjekt eller vakt.

Når bør dere bruke grunnplan?

Dere bør bruke grunnplan ved større eller permanente endringer, for eksempel ny rotasjon, nye faste arbeidstider, ny ansatt i turnus eller ansatte som slutter.

Hvorfor blir automatisk timeregistrering feil?

Automatisk timeregistrering kan bli feil hvis operativ plan ikke er oppdatert med riktig arbeidstid, vakt, avdeling eller prosjekt.