Godkjenn timeregistreringer automatisk mot planlagte vakter

Med planbasert automatisk godkjenning av timeregistreringer kan dere la Capitech Flow godkjenne timer automatisk når registreringene oppfyller valgte kriterier mot planlagte vakter. Dette passer for ansatte som bruker planmodulen og normalt jobber i henhold til planlagt arbeidstid.

Hva brukes planbasert automatisk godkjenning til?

Planbasert automatisk godkjenning brukes når timeregistreringer skal godkjennes automatisk basert på kriterier mot planlagte vakter.

Dette kan frigjøre tid for ledere, fordi de slipper å godkjenne alle timeregistreringer manuelt. Leder kan heller fokusere på registreringer med avvik eller registreringer som krever manuell kontroll.

Planbasert godkjenning passer særlig når ansatte:

er aktive i planmodulen
har planlagte vakter i operativ plan
normalt registrerer tid i samsvar med planlagt vakt

Hvor oppretter dere automatiseringsjobben?

Gå til Admin - Automatisering

Klikk på plusstegnet oppe til venstre for å opprette en ny automatiseringsjobb.

Opprette automatisering

Når dere oppretter jobben, velger dere:

Timer-Godkjenning - Plan

Velg Plan når automatisk godkjenning skal vurderes mot planlagte vakter.

Hvis godkjenningen ikke skal baseres på planlagte vakter, kan dere bruke Generell godkjenning i stedet.

Generelt

Gi automatiseringsjobben et beskrivende navn.

Dere kan også legge inn en kommentar hvis dere ønsker å forklare hva jobben brukes til.

Et tydelig navn gjør det enklere å forstå jobben senere, spesielt hvis dere har flere automatiseringsjobber.

Utvalg

Under Utvalg velger dere hvilke ansattgrupper jobben skal gjelde for.

Automatiseringsjobben vil bare kunne godkjenne timeregistreringer for ansatte som tilhører ansattgruppene dere legger til.

Betingelser

Under Betingelser angir dere hvilke krav timeregistreringene må oppfylle for å bli godkjent automatisk.

Eksempler på betingelser kan være at:

timeregistreringen må samsvare med planlagt vakt
arbeidede timer må være innenfor angitt slingringsmonn
klokkeslett må være innenfor angitt slingringsmonn mot vaktens start- og sluttid
registreringen må oppfylle krav til tidskategori og dimensjoner

Timeregistreringer som ikke oppfyller betingelsene, blir ikke godkjent automatisk.

Godkjenningsperiode

Under Godkjenningsperiode angir dere hvor langt tilbake i tid jobben skal godkjenne timeregistreringer.

Eksempler:

Fra og med 3 til og med 1 dager bakover i tid
Jobben godkjenner timer for de tre siste dagene.
Fra og med 2 til og med 2 dager bakover i tid
Jobben godkjenner bare timer for i forgårs.

Frekvens

Under Frekvens velger dere når og hvor ofte den automatiske godkjenningen skal kjøres.

Dette styrer om jobben skal kjøres på et gitt klokkeslett daglig eller på faste tidspunkt per time.

Aktivere jobben

Når automatiseringsjobben er ferdig satt opp, kan dere aktivere den.

Klikk på Aktiver, i grønt på linjen for automatiseringsjobben, for at jobben skal kjøres automatisk etter valgt frekvens.

Teste automatiseringsjobben

Hvis dere ønsker å teste jobben uten å aktivere den, kan dere klikke på Kjør, i grønt på linjen for automatiseringsjobben.

Da kjøres jobben én gang med én gang, uten at den blir satt opp til automatisk kjøring fremover.

Hvordan ser dere at timer er godkjent automatisk?

Når en timeregistrering blir godkjent av en automatiseringsjobb, vises godkjenningen med Auto-X. Hold musepekeren over godkjenningsikonet for å se hvem som har godkjent registreringen.

X er ID-nummeret til godkjenningsjobben.

Dette gjør det enklere å se hvilken automatiseringsjobb som har godkjent timeregistreringen, spesielt hvis dere har flere godkjenningsjobber i drift.

Endre automatiseringsjobben

For å gjøre endringer på en automatiseringen, må jobben først deaktiveres.

Trykk Deaktiver, i grønt på linjen for automatiseringsjobben.

Dere vil da få mulighet til å gjøre nødvendige endringer.

Straks dere er ferdige med justeringer, kan dere trykke Aktiver for at jobben igjen skal kjøres automatisk.

Viktig å vite

Det finnes noen faste betingelser som alltid kontrolleres før timeregistreringer godkjennes automatisk.

Timeregistreringer godkjennes ikke dersom:

det er registrert fravær på dagen
timeregistreringen mangler tidskategori
tidskategorien er passiv
registreringen ikke har vakt
den ansatte ikke er aktiv i Plan

Vanlige spørsmål

Hva betyr planbasert automatisk godkjenning av timeregistreringer?

Det betyr at Capitech Flow kan godkjenne timeregistreringer automatisk når registreringene oppfyller kriterier mot planlagte vakter.

Hva er forskjellen på generell og planbasert godkjenning?

Generell godkjenning bruker kriterier i automatiseringsjobben. Planbasert godkjenning vurderer timeregistreringer opp mot planlagte vakter i operativ plan.

Må ansatte være aktive i plan?

Ja. For planbasert godkjenning må den ansatte være aktiv i plan og ha planlagte vakter.

Hvordan ser dere hvilken jobb som har godkjent timene?

Timeregistreringer som er godkjent automatisk, merkes med Auto-X, der X er ID-nummeret til automatiseringsjobben. Hold musepekeren over godkjenningsikonet for å se hvem som har godkjent registreringen.

Hvorfor blir ikke timeregistreringen godkjent automatisk?

Vanlige årsaker er at den ansatte ikke er aktiv i plan, den ansatte mangler vakt, tidskategori eller påkrevde dimensjoner mangler, eller at registreringen ikke oppfyller betingelsene i automatiseringsjobben.