Varselinnstillinger og egendefinerte advarsler for fravær

I Varselinnstillinger kan dere se, aktivere og deaktivere innebygde varsler for fravær i Capitech Flow. Dere kan også opprette egendefinerte advarsler for fravær, for eksempel hvis dere har interne retningslinjer for bestemte fraværskoder. Varslene kan vises når fravær overskrider standard grenser eller bør kontrolleres før lagring eller godkjenning.

Hvor finner dere Varselinnstillinger?

Dere finner innstillingene her:

Admin - Fravær - Advarsler

Hva brukes advarsler til?

Varsler og advarsler brukes til å hjelpe dere med å oppdage fravær som bør kontrolleres før det lagres eller godkjennes.

Varslene kan for eksempel vises når dere:

registrerer fravær
godkjenner en fraværssøknad
endrer fravær

Dette kan være nyttig hvis fraværet overskrider standard grenser, eller hvis virksomheten har interne retningslinjer for bestemte typer fravær.

Slik endrer dere standard varsler

Standard varsler er innebygde varsler som kan slås av eller på.

Slik gjør dere det:

Gå til Admin.
Velg Fravær.
Åpne Advarsler.
Finn varselet dere vil endre.
Fjern eller legg til haken i kolonnen for Aktiv.
Endringene lagres automatisk.

Opprett egendefinert advarsel

I tillegg til å slå standard varsler av og på, kan dere opprette egendefinerte advarsler.

Egendefinerte advarsler kan brukes når dere ønsker en egen advarsel for bestemte typer fravær. Dette kan for eksempel gjelde interne retningslinjer for:

avspasering
spesielle fridager
permisjon
andre fraværskoder der leder bør få ekstra informasjon

Slik oppretter dere en egendefinert advarsel:

Gå til Admin - Fravær - Advarsler og velg fanen Egendefinerte.
Klikk på plussikonet oppe til venstre.
Velg hvilken fraværskode advarselen skal gjelde for.
Angi grensen som skal utløse advarselen.
Skriv teksten som skal vises i feltet Advarseltekst.
Lagre advarselen.

Eksempel på egendefinert advarsel

Dere kan for eksempel lage en advarsel for avspasering på mer enn 5 dager.

Hvis advarselen er satt opp slik, vises advarselteksten for leder når:

fraværskoden er avspasering
fraværet gjelder 6 dager eller mer
leder godkjenner en søknad eller registrerer fravær

Teksten dere skriver i feltet Advarseltekst, er teksten som vises for leder.

Viktig å vite

Varslene er ment som støtte ved fraværsregistrering og godkjenning.

Hvis et standard varsel er slått på, kan Capitech Flow gi beskjed når fravær overskrider standard grenser eller bør kontrolleres.

Hvis et standard varsel er slått av, vil dette varselet ikke vises ved registrering eller godkjenning.

Egendefinerte advarsler vises når fraværet oppfyller kriteriene dere har satt opp, for eksempel valgt fraværskode og antall dager.

Vanlige spørsmål

Hvor finner dere advarsler for fravær?

Dere finner advarsler for fravær under Admin - Fravær - Advarsler.

Hva er en egendefinert advarsel?

En egendefinert advarsel er en advarsel dere selv oppretter for en bestemt fraværskode eller situasjon, for eksempel avspasering over et visst antall dager.

Når vises en egendefinert advarsel?

Advarselen vises når fraværet oppfyller kriteriene dere har satt opp. Den kan vises ved godkjenning av søknad eller registrering av fravær.

Kan dere bruke egendefinerte advarsler for interne retningslinjer?

Ja. Egendefinerte advarsler egner seg godt for interne retningslinjer for bestemte typer fravær, for eksempel avspasering eller spesielle fridager.

Hva er forskjellen på standard varsler og egendefinerte advarsler?

Standard varsler er innebygde varsler dere kan slå av og på. Egendefinerte advarsler er varsler dere selv oppretter med egne kriterier og egen advarseltekst.