Opprette og avslutte fleksitidsperiode
Hva er en fleksitidsperiode?
En fleksitidsperiode er en periode i Capitech Flow som brukes til å håndtere fleksitid og fleksitidssaldo for ansatte.
Når en fleksitidsperiode avsluttes, overføres saldoen fra den avsluttede perioden til neste aktive fleksitidsperiode.
Dette er viktig for at ansatte skal få riktig saldo, og for at avspasering frem i tid skal kunne registreres riktig.
Hvor finner dere fleksitidsperioder?
Gå til Admin - Fleksitid - Fleksitid periode
Her får dere oversikt over alle fleksitidsperioder og hvilken status periodene har.
Dere kan klikke på Åpne for å se detaljer og transaksjoner på en periode.
Opprett ny fleksitidsperiode
Slik oppretter dere en ny fleksitidsperiode:
- Gå til Admin - Fleksitid - Fleksitid periode.
- Klikk på plusstegnet øverst til venstre.
- Fyll inn informasjon om perioden:
- år
- periodenummer
- beskrivelse
- fra-dato
- til-dato
- Kontroller at status er Aktiv.
- Klikk Lagre.
Den nye fleksitidsperioden blir da opprettet med status Aktiv.
Når bør dere opprette ny fleksitidsperiode?
Dere bør opprette neste aktive fleksitidsperiode i god tid før inneværende periode skal avsluttes.
Dette er viktig fordi ansatte kan søke om avspasering frem i tid. Hvis en ansatt søker avspasering i en fremtidig periode, må det finnes en aktiv fleksitidsperiode og en saldo for at dette skal bli registrert riktig. Hvis det ikke finnes en aktiv flekstidsperiode, vil avspaseringen ikke trekke fra flekstidskonto.
Avslutt fleksitidsperiode
Slik avslutter dere en fleksitidsperiode:
- Gå til Admin - Fleksitid - Fleksitid periode.
- Finn perioden som skal avsluttes.
- Klikk på Avslutte periode i grønn boks.
- Bekreft avslutningen.
Når perioden er avsluttet, endres status til Avsluttet.
Når en fleksitidsperiode avsluttes, overføres saldoen videre til neste aktive periode.
Når bør dere avslutte fleksitidsperioden?
Dere bør ikke avslutte perioden før periodens til-dato er passert.
Perioden bør være aktiv til:
- ansatte har registrert alle timer i perioden
- ledere er ferdige med godkjenninger
- perioden er klar til å avsluttes
- neste aktive fleksitidsperiode er opprettet
Hvis perioden avsluttes for tidlig, kan det føre til feil eller manglende saldo.
Se saldo i en avsluttet fleksitidsperiode
Når perioden er avsluttet, kan dere åpne perioden for å se transaksjoner.
For å finne utgående saldo per ansatt:
- Åpne den avsluttede fleksitidsperioden.
- Skriv saldo i feltet Type.
Da filtreres listen slik at dere lettere finner saldotransaksjonene.
Merk: I dette bildet kan saldoen vises som negativ selv om saldoen egentlig er positiv.
Se inngående saldo i neste periode
For å kontrollere inngående saldo i neste periode:
- Åpne den nye fleksitidsperioden.
- Gå til oversikten over transaksjoner.
- Skriv saldo i feltet Type.
Da kan dere kontrollere at saldoen er overført til neste periode.
Hva betyr statusene?
Status | Betydning |
|---|---|
Aktiv | Perioden er åpen og kan brukes. |
Avsluttet | Perioden er avsluttet, og saldo er overført til neste aktive periode. |
Godkjent | Perioden er ferdig behandlet. En periode får status godkjent når neste periode i rekken er avsluttet. |
Hvis saldoen er feil eller timer mangler
Hvis det vises feil saldo hos ansatte, eller mange timer mangler, kan årsaken være at forrige fleksitidsperiode ikke er avsluttet.
Timer og saldo overføres først fra én fleksitidsperiode til neste når den gamle perioden er avsluttet.
Kontroller derfor at:
- forrige fleksitidsperiode er avsluttet
- neste fleksitidsperiode er opprettet og aktiv
- ansatte har registrert timer
- ledere har godkjent timer i perioden
Hvis dere ikke får avsluttet perioden
Hvis dere ikke får avsluttet fleksitidsperioden, kan det skyldes at det ikke finnes en ny aktiv fleksitidsperiode.
Opprett neste aktive fleksitidsperiode først, og prøv deretter å avslutte perioden på nytt.
Vanlige spørsmål
Når bør dere opprette ny fleksitidsperiode?
Dere bør opprette neste aktive fleksitidsperiode i god tid før inneværende periode avsluttes. Dette er viktig fordi ansatte kan søke avspasering frem i tid.
Når bør dere avslutte fleksitidsperioden?
Dere bør avslutte fleksitidsperioden etter periodens til-dato, når ansatte har registrert timer og ledere er ferdige med godkjenninger.
Hva skjer når en fleksitidsperiode avsluttes?
Når en fleksitidsperiode avsluttes, overføres saldoen fra den avsluttede perioden til neste aktive fleksitidsperiode.
Hvorfor mangler saldo i ny fleksitidsperiode?
Saldo kan mangle hvis forrige fleksitidsperiode ikke er avsluttet. Saldo overføres først når den gamle perioden avsluttes.
Kan dere aktivere en avsluttet fleksitidsperiode igjen?
Ja. Gå til oversikten, klikk på de tre prikkene til venstre for perioden, velg Rediger, endre status til Aktiv og klikk Lagre.
Får dere varsel hvis en ansatt søker avspasering uten at det finnes fleksitidsperiode eller saldo?
Nei. Dere får ikke varsel via denne modulen. Derfor anbefales det å opprette neste aktive fleksitidsperiode i god tid før periodeavslutning.
Jeg finner ikke menyen for Flekstidsperiode
Hvis dere ikke finner Flekstid under Admin-fanen, må dere kontakte superbruker eller systemansvarlig internt for å få vurdert om dere skal ha utvidede rettigheter.