Beregningsregler for fravær

Hva brukes beregningsregler for fravær til?

Beregningsregler for fravær brukes når dere vil at Capitech Flow automatisk skal beregne fravær ut fra riktig normal arbeidstid.

Dette er nyttig hvis dere har ulike arbeidstider for ulike:

• ansatte
• ansattgrupper
• avdelinger
• perioder
• sesonger

Et eksempel kan være at noen ansatte har annen arbeidstid om sommeren enn om vinteren. Da kan dere lage egne beregningsregler som gjelder for ulike perioder.

Hvordan henger beregningsregel, forutsetninger og normal arbeidstid sammen?

En beregningsregel består av tre hoveddeler:

Opprett beregningsregel for fravær

Slik oppretter dere en ny beregningsregel:

1. Gå til Admin - Fravær - Beregning - Beregningsregler fravær.
2. Klikk på plussikonet oppe til venstre.
3. Angi ønsket nummer.
4. Angi navn på beregningsregelen.
5. Velg gyldighetstype.
6. Fyll ut datoer hvis regelen skal gjelde for en bestemt periode.
7. Gå til fanen Oppsett.
8. Velg riktig normal arbeidstid.
9. Legg inn forutsetninger for regelen.
10. Klikk på Lagre.

Velg gyldighetstype

Gyldighetstypen bestemmer når beregningsregelen skal gjelde.

Hvis dere velger at regelen skal være gyldig i en periode, angir dere fra- og til-dato uten årstall.

Formatet er: DD.MM

Dette betyr at regelen gjelder samme periode hvert år.

Eksempel: 01.06-31.08

Dette kan brukes for eksempelvis vinter- og sommertid som gjelder hvert år.

Hvis regelen bare skal gjelde i et konkret datointervall, velger dere gyldighetstype for datointervall og fyller ut dato med årstall.

Velg normal arbeidstid i fanen Oppsett

I fanen Oppsett velger dere hvilken normal arbeidstid som skal brukes på beregningsregelen.

Hvis det allerede finnes en normal arbeidstid som passer, velger dere den fra nedtrekkslisten.

Hvis det ikke finnes en normal arbeidstid som passer, må dere først opprette en ny normal arbeidstid under:

Admin - Fravær - Beregning - Normal arbeidstid

Når normal arbeidstid er opprettet, går dere tilbake til beregningsregelen og velger den i fanen Oppsett.

Legg inn forutsetninger for beregningsregelen

Forutsetninger bestemmer når beregningsregelen skal slå inn.

Dere kan legge inn forutsetninger basert på:

• ansatt
• ansattgruppe
• avdeling
• fraværskode
• vakttype

Slik oppretter dere en forutsetning:

1. Åpne beregningsregelen.
2. Gå til fanen for Forutsetninger beregningsregel.
3. Klikk på plussikonet oppe til venstre.
4. Velg ut aktuelle forutsetninger for beregningsregelen.
5. 1. Velg ansatt hvis regelen bare skal gjelde én bestemt ansatt.
   2. Velg ansattgruppe hvis regelen skal gjelde en bestemt ansattgruppe.
   3. Velg avdeling hvis regelen skal gjelde en bestemt avdeling.
   4. Velg fraværskode hvis regelen skal gjelde en bestemt fraværskode.
   5. Velg vakttype hvis regelen skal gjelde for et utvalg vakter.
5. Klikk på Lagre.

Hvis regelen skal gjelde flere avdelinger, legger dere inn én linje per avdeling.

Hvis regelen skal gjelde flere ansattgrupper, legger dere inn én linje per ansattgruppe.

Opprett normal arbeidstid

Normal arbeidstid definerer hvilke dager, klokkeslett og timer som skal brukes når fravær beregnes.

Slik oppretter dere normal arbeidstid:

1. Gå til Admin - Fravær - Beregning - Normal arbeidstid.
2. Klikk på plussikonet oppe til venstre.
3. Angi ønsket nummer.
4. Angi navn på normal arbeidstid.
5. Kryss av for dagene det skal beregnes fravær på.
6. Angi fra-klokkeslett og til-klokkeslett.
7. Angi antall timer fravær som skal beregnes for dagene.
8. Klikk på Lagre.

Når normal arbeidstid er opprettet, kan den velges på en beregningsregel i fanen Oppsett.

Test beregningsregelen

Dere bør alltid teste nye eller endrede beregningsregler før de tas i bruk i ordinær drift.

Test ved å lage en prøveregistrering av fravær for en ansatt som skal treffes av regelen.

Kontroller at fraværet får riktig:

• datoer
• klokkeslett
• antall timer

Hvis resultatet ikke blir som forventet, bør dere kontrollere:

• gyldighetsperioden på regelen
• valgt normal arbeidstid
• forutsetningene på regelen
• om det finnes andre regler som treffer før denne regelen

Viktig å vite

• Dere kan lage så mange beregningsregler for fravær som dere har behov for.
• Beregningsregler kan brukes for ulike ansatte, ansattgrupper og avdelinger.
• Normal arbeidstid må finnes før den kan velges på en beregningsregel.
• Periode uten årstall gjelder hvert år.
• For flere avdelinger eller ansattgrupper legger dere inn flere forutsetningslinjer.
• Test alltid nye regler med prøveregistreringer før dere bruker dem i vanlig drift.

Vanlige spørsmål

Hva er beregningsregler for fravær?

Beregningsregler for fravær bestemmer hvordan Capitech Flow skal beregne dager, klokkeslett og timer ved registrering av fravær.

Hva er normal arbeidstid?

Normal arbeidstid er oppsettet som definerer hvilke dager, klokkeslett og timer som skal brukes når fravær beregnes.

Hva betyr forutsetninger på en beregningsregel?

Forutsetninger bestemmer hvem eller hva beregningsregelen skal gjelde for, for eksempel en ansatt, ansattgruppe eller avdeling.

Hvordan lager dere en regel for flere avdelinger?

Dere legger inn én forutsetningslinje per avdeling.

Hvordan lager dere en regel som gjelder hvert år?

Velg en gyldighetstype for periode og angi fra- og til-dato uten årstall, for eksempel 01.06-31.08.