Generer timeregistreringer automatisk med generell automatisering

Med generell automatisering for generering av timer kan dere automatisk opprette timeregistreringer på faste dager og klokkeslett. Dette passer for ansatte som vanligvis jobber fast arbeidstid, og som bare trenger å endre eller legge til timer når det er avvik.

Hva brukes generell generering av timeregistreringer til?

Generell generering brukes når dere vil at Capitech Flow automatisk skal opprette timeregistreringer for ansatte.

Dette er nyttig hvis dere har ansatte som:

skal ha timeregistrering
normalt jobber fast arbeidstid
ikke trenger å registrere timer manuelt hver dag
bare skal endre eller legge til registreringer ved avvik

Ansatte har fortsatt ansvar for at registrert arbeidstid er riktig. Automatisk generering gjør bare at normal arbeidstid kan opprettes automatisk.

Opprette automatisering

Gå til Admin - Automatisering

Klikk på plusstegnet oppe til venstre for å opprette en ny automatiseringsjobb.

Velg type automatisering

Når dere oppretter jobben, velger dere Timer-Generering - Generell

Velg Generell når dere ønsker å angi faste dager og klokkeslett for timeregistreringene.

Hvis jobben skal baseres på planlagte vakter for ansatte som er aktive i planmodulen, velger dere Plan i stedet.

Generelt

Gi automatiseringsjobben et beskrivende navn.

Dere kan også legge inn en kommentar hvis dere ønsker å forklare hva jobben brukes til.

Et godt navn gjør det enklere å forstå jobben senere, spesielt hvis dere har flere automatiseringsjobber.

Utvalg

Under Utvalg velger dere hvilke ansattgrupper jobben skal gjelde for.

Automatiseringsjobben vil bare generere timeregistreringer for ansatte som tilhører ansattgruppene dere legger til.

Betingelser

Under Betingelser angir dere hvilke dager og klokkeslett det skal genereres timeregistreringer for.

Dette styrer når arbeidstiden skal legges inn på de ansatte.

Genereringsperiode

Under Genereringsperiode angir dere hvor langt tilbake i tid jobben skal generere timeregistreringer.

Eksempler:

Fra og med 3 til og med 1 dager bakover i tid
Jobben genererer timer for de tre siste dagene.
Fra og med 2 til og med 2 dager bakover i tid
Jobben genererer bare timer for i forgårs.

Hvis det allerede er generert timer for en dag, blir det ikke generert timer på nytt for samme dag. Det gjelder selv om jobben kjøres for flere dager bakover i tid.

Frekvens

Under Frekvens velger dere når og hvor ofte automatiseringsjobben skal kjøres.

Dette styrer om jobben skal kjøres på et gitt klokkeslett daglig eller på faste tidspunkt per time.

Aktivere jobben

Når automatiseringsjobben er ferdig satt opp, trykk Lagre slik at dere kan dere aktivere den.

Klikk på Aktiver, i grønt på linjen for automatiseringsjobben, for at jobben skal kjøres automatisk etter valgt frekvens.

Teste automatiseringsjobben

Hvis dere ønsker å teste jobben uten å aktivere den, kan dere klikke på Kjør, i grønt på linjen for automatiseringsjobben.

Da kjøres jobben én gang med én gang, uten at den blir satt opp til automatisk kjøring fremover.

Endre automatiseringsjobben

For å gjøre endringer på en automatiseringen, må jobben først deaktiveres.

Trykk Deaktiver, i grønt på linjen for automatiseringsjobben.

Dere vil da få mulighet til å gjøre nødvendige endringer.

Straks dere er ferdige med justeringer, kan dere trykke Aktiver for at jobben igjen skal kjøres automatisk.

Viktig å vite

Det finnes noen faste betingelser som alltid kontrolleres før timeregistreringer genereres.

Timeregistreringer genereres ikke dersom:

det allerede er registrert fravær på dagen
det allerede er registrert timer på dagen
datoen er sperret av sperredato for timer
fleksitid er i bruk, men det ikke finnes en aktiv fleksitidsperiode
påkrevde dimensjoner mangler på den ansatte