Klientinnstillinger - Lønn

I fanen Lønn styrer dere innstillinger for lønnseksport, fraværseksport, sperredatoer, godkjenning og integrasjon mot lønnssystem. Du finner fanen under Admin → Klientinnstillinger → Lønn.

Flere av innstillingene påvirker eksport til lønn og bør normalt ikke endres uten at dere vet hvilken effekt endringen får.

Sperredato timer

Sperredato timer angir at timeregistreringer før eller på valgt sperredato er sperret for redigering.

Dette brukes for å låse timer som allerede er behandlet, for eksempel etter lønnseksport.

Sperredato fravær

Sperredato fravær angir at fravær før eller på valgt sperredato er sperret for redigering.

Dette brukes for å hindre endringer i fravær som allerede er behandlet eller eksportert.

Integrering lønn

Integrering lønn viser hvilket eksportformat for variabel lønn som er etablert på klienten.

Eksportformatet settes og endres av Capitech.

Integrering fravær

Integrering fravær viser hvilket eksportformat for fravær som er etablert på klienten.

Eksportformatet settes og endres av Capitech.

Fileksport

Under Fileksport angir dere filnavn for eksportfilen som genereres ved lønnseksport.

Ved eksport fra Capitech Flow angis normalt kun filnavn, for eksempel:

Lonnseksport.csv

Ved eksport fra Classic Tid angis både sti og filnavn, for eksempel:

F:\Mappenavn\Mappenavn\Lonnseksport.csv

Maks dager fradato tidligere periode

Maks dager fradato tidligere periode brukes kun ved utvidet lønnseksport.

Innstillingen styrer hvor mange dager dere maksimalt kan gå bakover fra fradato i en lønnsperiode.

Lønnseksport gruppering

Lønnseksport gruppering styrer hvordan timer grupperes i eksportfilen til lønnssystemet.

Dere kan velge mellom:

Gruppering pr. periode
Gruppering pr. måned
Gruppering pr. dato

Lønnsperiode med gruppering per periode

Dette er vanlig lønnseksport der like verdier samles på én linje i eksportfilen.

Eksempel på verdier som kan samles:

ansattnummer
avdeling
lønnsart
antall

Dette er det vanligste grupperingsnivået for import av variabel lønn.

Lønnsperiode med gruppering per kalendermåned

Dette kan brukes når en lønnsperiode går over to kalendermåneder.

Eksempel: Hvis en ansatt har 85 timer i mai og 75 timer i juni, kan lønnskostnaden fordeles på riktig periode i lønnssystemet.

Lønnsperiode med gruppering per dato

Dette lager én linje i eksportfilen per dato.

Dette kan brukes hvis lønnssystemet skal kunne håndtere satsendringer midt i en lønnsperiode, for eksempel ved endret sats på grunn av ansiennitet eller annen datoavhengig satsendring.

Viktig: For å bruke gruppering per kalendermåned eller gruppering per dato må lønnssystemet støtte dette. Eksportformatet må også tilpasses av Capitech.

Eksporter

Under Eksporter angir dere hva som skal kunne tas med ved eksport av variabel lønn.

Det er ikke nok at valget aktiveres her. Det må også være lagt inn i eksportformatet som er tilpasset det aktuelle lønnssystemet.

Godkjenning

Under Godkjenning styrer dere hvordan godkjenning av timer skal fungere før lønnseksport.

Benytte godkjenning av timer

Når Benytte godkjenning av timer er aktivert, må timer, tillegg og overtid være godkjent før de kan eksporteres til lønn.

Dette er normalt anbefalt, fordi det sikrer at lønnsgrunnlaget er kontrollert før eksport.

Tillat leder godkjenning av egne timer

Innstillingen Tillat leder godkjenning av egne timer styrer om ledere kan godkjenne sine egne timer.

Når innstillingen er slått av, kan ikke ledere godkjenne egne timer.

Dette forutsetter at systemet kan se sammenheng mellom ansatt og leder. Det er derfor kun mulig hvis minst én av disse løsningene er i bruk:

Simployer-pålogging
Microsoft-pålogging / Azure-pålogging
ledere er koblet til ansatte via ansattkobling i Flow under Admin - Sikkerhet - Brukere

Lønnseksportkonsept for timer

Under Lønnseksportkonsept - Timer velger dere om ordinær eller utvidet lønnseksport skal brukes.

Dette valget settes normalt ved oppstart av tidsløsningen og bør ikke endres uten konsultasjon med Capitech.

Ordinær lønnseksport

Ved ordinær lønnseksport eksporteres godkjente timeregistreringer innenfor datoene som er angitt på lønnsgruppene i lønnsperioden.

Timeregistreringer utenfor perioden blir ikke med.

Siste dag i lønnsperioden settes automatisk som sperredato for timer, slik at eksporterte timer blir låst.

Utvidet lønnseksport

Ved utvidet lønnseksport eksporteres både:

godkjente timeregistreringer innenfor lønnsperioden
godkjente, men ikke eksporterte timer fra tidligere periode, fra og med angitt fradato

Sperring settes per dato og ansatt. Det gjør at registrering og korrigering fortsatt kan være åpent for ansatte det ikke er kjørt lønn på.

Det er også mulig å legge inn manglende registreringer på dager uten timer for ansatte det allerede er kjørt lønn på. Dette kan for eksempel gjelde etterregistreringer som skal utbetales på neste lønnskjøring.

Les mer i egen artikkel om utvidet lønnseksport.

Lønnseksportkonsept for fravær

Under Lønnseksportkonsept - Fravær velger dere om ordinær eller utvidet eksport av fravær skal brukes.

Dette valget settes normalt ved oppstart av fraværsløsningen og bør ikke endres uten konsultasjon med Capitech.

Ordinær fraværseksport

Ved ordinær fraværseksport beregnes fravær med én tidskategori for fravær som kan overføres til lønnssystemet via eksport av variabel lønn.

Sykelønnssats i lønnssystemet skal normalt være et gjennomsnitt for den ansatte de siste tre månedene. Noen lønnssystemer kan beregne denne satsen automatisk.

Utvidet fraværseksport

Ved utvidet fraværseksport kan fravær beregnes med flere tidskategorier for aktuelle tillegg.

Fraværstimer og tillegg kan eksporteres til lønnssystemet via eksport av variabel lønn.

For at dette skal fungere må det legges inn kobling i Integrering lønn for alle kombinasjoner av fraværskoder og tidskategorier som skal kunne eksporteres.

Utvidet fraværseksport er en alternativ løsning for beregning og eksport av fravær med tillegg. Den går utover ordinær lovpålagt snittberegning av sykelønn i Norge.

Vær oppmerksom på at NAV som hovedregel skal ha inntektsmelding med snittberegning av månedsinntekt som grunnlag for sykelønn, basert på de tre siste kalendermånedene før sykefraværet starter. Les mer her.

Dette gjør at utvidet fraværseksport kan være aktuelt innenfor arbeidsgiverperioden, men normalt ikke utenfor arbeidsgiverperioden der NAV betaler sykelønn.

Rettigheter

Valg av lønnseksportkonsept og maks dager fradato tidligere periode er rettighetsstyrt.

Disse valgene vises bare hvis pålogget bruker har rettigheter til å se dem.

Viktig å vite

Innstillingene i fanen Lønn kan påvirke lønnseksport, fraværseksport, sperring av timer og integrasjon mot lønnssystem.

Dere bør ikke endre disse innstillingene uten å vite hvilken konsekvens endringen får. Ta kontakt med Capitech på support@capitech.no hvis dere er usikre.

Vanlige spørsmål

Hva brukes fanen Lønn til?

Fanen Lønn brukes til innstillinger for lønnseksport, fraværseksport, sperredatoer, godkjenning og integrasjon mot lønnssystem.

Kan vi endre eksportformat selv?

Nei. Eksportformat for lønn og fravær settes og endres av Capitech.

Må timer være godkjent før lønnseksport?

Ja, hvis godkjenning av timer er aktivert, må timer, tillegg og overtid være godkjent før de kan eksporteres til lønn.

Hva er forskjellen på ordinær og utvidet lønnseksport?

Ordinær lønnseksport tar med godkjente timer innenfor lønnsperioden. Utvidet lønnseksport kan også ta med godkjente, ikke eksporterte timer fra tidligere periode.

Hvorfor ser vi ikke alle valgene i fanen Lønn?

Noen valg er rettighetsstyrt og vises bare for brukere som har tilgang til dem.