Ansattintegrasjon fra Simployer One til Capitech Flow
Hva er Simployer One ansattintegrasjon?
Simployer One ansattintegrasjon gjør at ansatte som er registrert i Simployer One, kan overføres til Capitech Flow.
Det betyr at dere slipper å opprette og vedlikeholde alle ansatte manuelt i Capitech Flow, så lenge informasjonen ligger riktig i Simployer One.
Integrasjonen kan brukes til å opprette nye ansatte og oppdatere eksisterende ansatte i Capitech Flow.
Når synkroniseres ansatte?
Ansatte synkroniseres automatisk én gang i døgnet.
Den faste synkroniseringen kjører normalt kl. 04:00 om natten.
Hvis dere har gjort endringer i Simployer One og ikke vil vente til neste natt, kan dere starte synkroniseringen manuelt i Capitech Flow.
Slik starter dere synkronisering manuelt
Når dere er innlogget i Capitech Flow, gå til:
Admin > Integrasjoner > Simployer One
Klikk på Hent ansatte.
Da henter Capitech Flow ansatte fra Simployer One og vurderer om ansatte skal opprettes eller oppdateres i Capitech Flow.
Viktig om ansattnummer
Ansattnummer er svært viktig i ansattintegrasjonen.
Når dere oppretter en ansatt i Simployer One, må dere endre til riktig ansattnummer med én gang.
Dette bør gjøres før den automatiske synkroniseringen går kl. 04:00.
Hvis riktig ansattnummer ikke er lagt inn før synkroniseringen kjører, kan den ansatte bli overført til Capitech Flow med feil ansattnummer.
Hvorfor kan ansattnummer bli feil?
Simployer One kan foreslå ansattnummer automatisk, ofte fra 1 og oppover.
Hvis dere ikke endrer dette til riktig ansattnummer før synkronisering, kan det foreslåtte nummeret bli overført til Capitech Flow.
Derfor bør dere alltid kontrollere ansattnummeret i Simployer One før den ansatte synkroniseres til Capitech Flow.
Anbefalt arbeidsflyt når dere oppretter en ny ansatt
- Opprett den ansatte i Simployer One.
- Legg inn riktig ansattnummer med én gang.
- Kontroller at navn, e-post, fødselsnummer, startdato og eventuell sluttdato er riktig.
- Vent til automatisk synkronisering kl. 04:00, eller gå til Admin > Integrasjoner > Simployer One i Capitech Flow og klikk Hent ansatte.
- Kontroller at den ansatte er opprettet eller oppdatert i Capitech Flow.
Hva kan overføres fra Simployer One?
Hvilke felter som overføres, avhenger av oppsettet hos dere.
Vanlige opplysninger som kan overføres er blant annet:
| Informasjon | Kommentar |
|---|---|
Ansattnummer | Må være riktig i Simployer One før synkronisering |
Fornavn og etternavn | Brukes til navn på ansatt i Capitech Flow |
Adresse | Gjelder blant annet gateadresse, land og postnummer |
E-post | Normalt jobbe-post hvis dette er tilgjengelig |
Fødselsnummer | Overføres hvis feltet er med i oppsettet |
Kjønn | Støtter mann, kvinne og annet |
Aktiv status | Brukes til å angi om ansatte er aktive |
Ansattdato | Startdato kan overføres |
Sluttdato | Sluttdato kan overføres |
Hva overføres ikke automatisk?
Noen opplysninger overføres ikke automatisk, eller krever eget oppsett.
Dette gjelder blant annet:
Informasjon | Kommentar |
|---|---|
Ansiennitetsdato | Hentes ikke fra API-et |
Arbeidsfunksjoner | Overføres ikke |
Produksjonsavdeling | Krever egen mapping mellom avdelinger |
Ekstern korrelasjons-ID | Hentes ikke fra API-et |
Enkelte telefonfelter | Avhenger av hvilke telefonfelter som er tilgjengelige |
Hvis dere er usikre på hva som overføres hos dere, bør dere kontrollere oppsettet sammen med Capitech.
Viktig om avdeling og organisasjon
Hvis virksomheten har flere klienter eller organisasjoner, må ansatte være knyttet til riktig organisasjon i Simployer One.
Dette er viktig for at ansatte skal havne riktig i Capitech Flow.
Hvis ansatte ikke ligger på riktig organisasjon i Simployer One, kan de mangle i synkroniseringen eller havne feil.
Hvis en ansatt ikke kommer over til Capitech Flow
Hvis en ansatt er opprettet i Simployer One, men ikke vises i Capitech Flow, bør dere kontrollere dette:
- Er riktig ansattnummer lagt inn i Simployer One?
- Er den ansatte aktiv?
- Er den ansatte knyttet til riktig organisasjon?
- Har den automatiske synkroniseringen kjørt etter at endringen ble gjort?
- Har dere forsøkt å klikke Hent ansatte i Capitech Flow?
Hvis den ansatte fortsatt ikke kommer over, ta kontakt med Capitech support.
Beste praksis
For å bruke Simployer One ansattintegrasjon på best mulig måte bør dere:
- registrere ansatte ferdig i Simployer One før synkronisering
- legge inn riktig ansattnummer med én gang
- kontrollere at ansatte ligger i riktig organisasjon
- bruke Hent ansatte hvis dere trenger synkronisering før neste natt
- unngå å rette samme ansatt manuelt i flere systemer uten å vite hvilket system som styrer informasjonen
Vanlige spørsmål
Når synkroniseres ansatte fra Simployer One til Capitech Flow?
Ansatte synkroniseres automatisk én gang i døgnet, normalt kl. 04:00.
Kan dere starte synkronisering manuelt?
Ja. Gå til Admin > Integrasjoner > Simployer One og klikk Hent ansatte.
Hvorfor er ansattnummer viktig?
Ansattnummer brukes til å identifisere ansatte. Hvis feil ansattnummer ligger i Simployer One når synkroniseringen går, kan den ansatte bli opprettet med feil ansattnummer i Capitech Flow.
Hva bør dere gjøre når dere oppretter en ny ansatt?
Opprett den ansatte i Simployer One og legg inn riktig ansattnummer med én gang. Da er riktig ansattnummer på plass før synkroniseringen går kl. 04:00.
Hvorfor fikk den ansatte feil ansattnummer i Capitech Flow?
Det kan skje hvis Simployer One har foreslått et automatisk ansattnummer, og dette ikke ble endret før synkroniseringen kjørte.
Hva gjør dere hvis en ansatt ikke vises i Capitech Flow?
Kontroller at den ansatte er aktiv, har riktig ansattnummer og er knyttet til riktig organisasjon i Simployer One. Prøv deretter å klikke Hent ansatte i Capitech Flow.
Overføres avdeling automatisk?
Ikke alltid. Produksjonsavdeling krever egen mapping mellom avdelinger i Simployer One og Capitech Flow. Påse at samme avdelingsnummer finnes i både Simployer One og Capitech Flow.
Overføres alle felter fra Simployer One?
Nei. Noen felter overføres, noen overføres ikke, og noen krever eget oppsett. Hva som gjelder hos dere, avhenger av integrasjonsoppsettet.