Aktivere importerte ansatte

Hvis dere har ansattintegrasjon, kan nye ansatte som er overført fra et eksternt system finnes under Admin - Ansatt - Ansatt. De ligger vanligvis som Ikke aktiv med synkroniseringsstatus Ny til dere har kontrollert, komplettert og aktivert den ansatte i Capitech Flow.

Hva gjelder denne veiledningen?

Denne veiledningen gjelder for virksomheter som har en ansattintegrasjon mellom Capitech Flow og et eksternt system.

Ansattintegrasjon betyr at ansatte overføres automatisk fra et annet system til Capitech Flow. Den ansatte blir da opprettet i Ansattregister, men må ofte kompletteres før vedkommende kan bruke aktuelle moduler som Tid, Fravær, Plan, Min Capitech eller Mobilterminal.

Før dere starter

Denne veiledningen forutsetter at det allerede er etablert en ansattintegrasjon som overfører ansatte fra det eksterne systemet.

Hvis dere bruker ansattintegrasjon, skal dere normalt ikke opprette ansatte manuelt i Capitech Flow. Nye ansatte blir overført fra kildesystemet og må deretter aktiveres og kompletteres i Ansattregister.

Slik finner dere nye ansatte som er importert

Gå til Admin - Ansatt -Ansatt
Finn kolonnen Aktiv og velg Ikke aktiv
Finn kolonnen Synk status og velg Ny

Dere ser nå ansatte som er importert fra eksternt system, men som ikke er klargjort og aktivert i Capitech Flow.

Klikk på den aktuelle ansatte for å åpne ansattkortet.

Kompletter opplysninger på den ansatte

Når dere har åpnet den ansatte, må dere kontrollere og komplettere opplysninger som ikke er overført fra kildesystemet.

Dette kan for eksempel være:

aktivering av moduler
lønnsgruppe
ansattgruppe
avdeling
kortnummer

Hvilke felt dere må fylle ut, avhenger av hvilke moduler og integrasjoner dere bruker.

Aktiver moduler på den ansatte

Under Personlig krysser dere av for hvilke moduler og funksjoner som skal være aktive for den ansatte.

Valg	Beskrivelse
Aktiv i Tid	Den ansatte skal være aktiv i Capitech og kunne bruke Tid-modulen.
Aktiv i Fravær	Den ansatte skal kunne registrere fravær. Dette gjelder også ved synkronisering fra Simployer fraværsmoduler.
Aktiv i Fleksitid	Den ansatte skal ha fleksitid, også kalt timebank.
Aktiv i Plan	Den ansatte skal ha planlagt arbeidstid i Plan-modulen.
Aktiv i SMS	Den ansatte skal kunne motta SMS-meldinger.
Kan bruke Min Capitech	Den ansatte skal kunne logge inn i Min Capitech og se egne timer.
Kan bruke Mobilterminal	Den ansatte skal kunne registrere timer via Mobilterminal.
Skal registrere Tid	Den ansatte skal kunne registrere timer selv.

Lønnsgruppe må fylles ut ved lønnseksport

Hvis den ansatte skal være med i eksport til lønn, må dere legge inn riktig lønnsgruppe.

Hvis lønnsgruppe mangler, blir det ikke overført timer på den ansatte ved lønnseksport.

Oppdater status til ferdigbehandlet

Når dere har fylt ut nødvendig informasjon og klikker Lagre, får dere spørsmål om dere vil oppdatere status på den nye ansatte til Ferdigbehandlet.

Svar Ja hvis den ansatte er kontrollert, komplettert og klar til bruk.

Når status settes til ferdigbehandlet:

fjernes den ansatte fra listen over nye ansatte
synk-status endres fra Ny til Ferdigbehandlet
ikonet endres fra + for ny til V for ferdigbehandlet

Mer informasjon

For mer informasjon om feltene på ansattkortet, se artikkelen Opprette ny ansatt.

Vanlige spørsmål

Hvor finner dere ansatte som er importert fra et annet system?

Dere finner importerte ansatte under Admin > Ansatt > Ansatt. Filtrer på Ikke aktiv i kolonnen Aktiv og Ny i kolonnen Synk status.

Hvorfor ligger importerte ansatte som ikke aktive?

Importerte ansatte må ofte kompletteres med opplysninger som lønnsgruppe, ansattgruppe, avdeling, moduler og tilganger før de kan tas i bruk i Capitech Flow.

Skal dere opprette ansatte manuelt når dere har ansattintegrasjon?

Nei, normalt ikke. Hvis dere har ansattintegrasjon, blir ansatte overført fra eksternt system og skal aktiveres og kompletteres i Ansattregister.

Hva betyr Synk status Ny?

Synk status Ny betyr at den ansatte er importert fra eksternt system, men ikke er ferdigbehandlet i Capitech Flow.

Hva skjer når dere setter status til Ferdigbehandlet?

Når dere setter status til Ferdigbehandlet, fjernes den ansatte fra listen over nye importerte ansatte. Dette viser at den ansatte er kontrollert og klargjort.

Må dere legge inn lønnsgruppe på importerte ansatte?

Ja, hvis den ansatte skal være med i lønnseksport, må dere legge inn lønnsgruppe. Uten lønnsgruppe blir timer ikke overført til lønn.